こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。
FAQシステムの導入を検討する際、お客様が不安に感じることの一つとして「セキュリティ」があります。
弊社のFAQシステムにお問い合わせをいただくお客様からも、セキュリティに関するご相談やご質問をたくさんいただきます。
今回は、セキュリティの観点で社内向けFAQシステムを選択する際、何を基準として判断したらよいかを解説します。
この記事のポイント
- FAQシステムのセキュリティを考える際のポイント
- 利便性・機密性・コストのバランス
- FAQシステムのセキュリティ対策と確認項目
- セキュリティ面から見たWisbit AI FAQ
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第1章 FAQシステムをクラウドで利用するのはセキュリティ上避けるべき？
FAQシステムを利用形態で分類する場合、「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。
オンプレミス型には、クラウド型に比べてセキュリティが高いというメリットがありますが、だからと言ってクラウド型がセキュリティを蔑ろにしているというわけではありません。
確かにクラウド型のFAQシステムはネットワークを介して社外のサーバーにアクセスするため、セキュリティを不安視する声も一部にあります。
しかし、企業がITサービスを導入する際の利用形態としてクラウドサービスを選択することは、以前に比べて一般化してきており、ビジネス利用のサービスの場合は提供事業者のほとんどが当然のこととして一定水準のセキュリティ対策を行っています。
「クラウドは外部にアクセスするからセキュリティは担保できない」と曖昧に判断するのではなく、FAQシステムを導入する目的や自社の方針に沿ってセキュリティチェックリストを作成するなどして、導入基準をクリアしているか客観的に判断することが重要です。
こちらもチェック！ ＞＞＞ 「FAQシステムを選ぶならクラウド型？メリットをオンプレ型と比較！」
第2章 FAQシステムのセキュリティを考える上で抑えておきたい３つの要素
FAQシステムをはじめとするITサービスのセキュリティ対策を考える上では、抑えておきたい重要な３つの要素があります。
-
- 利便性
- 機密性
- コスト
これら３つの要素はトレードオフの関係にあります。
社内向けFAQシステムは、一般的にナレッジ共有を目的として利用されるものですので、本来はオープン指向な性質を持つものです。
つまり、利便性が高いFAQシステムの方がナレッジ共有が活性化しやすいと言えます。
そのため、セキュリティを強化し機密性を高めすぎると、情報の流動が低下し、結果的にナレッジ共有が活性化されないという本末転倒な事態に陥る可能性があります。
また、よりセキュアなFAQシステムを導入したりカスタマイズしようとすればコストも掛かります。
このようなジレンマから抜け出し最適なFAQシステムを採用するには、自社の目的や状況に鑑みながら「利便性」「機密性」「コスト」のバランスを見極めることが重要です。
前述した通り、セキュリティチェックリストを作成することの重要性をあげましたが、セキュリティ面のみに留まらず、業務の優先度や情報の重要度などFAQシステムを運用する上での基準を全てチェックポイントとしてリストに洗い出し、自社に適切なFAQシステムを迷いなく採用できるようにしましょう！
【まとめ】
FAQシステムのセキュリティ対策は、チェックリストを作成し「利便性」「機密性」「コスト」のバランスで判断する。
第3章 セキュリティでFAQシステムを選ぶならWisbit AI FAQ
FAQシステムを選ぶ際には、機能や使いやすさだけでなく、社内の情報を安心して扱える環境が整っているかを確認することも重要です。
特に社内向けFAQシステムでは、マニュアルや社内規定などの情報を登録するため、自社のセキュリティ基準を満たしているかを事前に確認しておく必要があります。
「Wisbit AI FAQ」では、一般的なユーザー認証やシステム監視に加えて、情報を保管する環境にも配慮しています。
利便性を損なうことなくセキュリティを確保できるFAQシステムは、投資コストが最適で実用に適していると言えます。
【おすすめFAQシステム】
Wisbit AI FAQでは、サービスのデータを保管する環境として、ISMSを取得しているデータセンターと契約しています。
＜おすすめする理由＞
- ISMSを取得している企業が提供元である
ISMS（Information Security Management System）とは、日本語では「情報セキュリティマネジメントシステム」と称される国際規格で、組織が情報セキュリティを適切に管理するための仕組みです。
社内のマニュアルや業務上の情報などをFAQとして登録する場合、アプリケーションの機能だけでなく、データをどのような環境で管理するのかも確認しておきたいポイントです。
Wisbit AI FAQでは、こうしたデータを保管する環境についても、ISMSを取得したデータセンターを利用しています。
第4章 Wisbit AI FAQのセキュリティ対策
Wisbit AI FAQでは、ユーザーが安全にサービスを利用できるよう、ユーザー認証やシステムの監視など、基本的なセキュリティ対策を行っています。
【対策１】ユーザー認証
IDとパスワードによるユーザー認証を行い、利用者を確認したうえでFAQを利用できる仕組みとしています。
【対策２】システムの監視
- ネットワークの疎通監視
- データベースの死活監視
- アプリケーションの死活監視
このように、Wisbit AI FAQでは、サービスを利用するための基本的なセキュリティ対策や運用上の監視を行っています。
FAQシステムを導入する際には、「クラウドだから安全・危険」といった利用形態だけで判断するのではなく、自社で扱う情報の重要度や必要なセキュリティ水準を踏まえて、具体的な対策やデータの管理環境を確認することが大切です。
セキュリティ面も含めてFAQシステムを検討する際の選択肢の一つとして、Wisbit AI FAQをご検討ください。
まとめ
FAQシステムを導入する際は、単にセキュリティの高さだけを見るのではなく、自社で扱う情報や利用する人、業務内容などを踏まえて、必要な条件を整理することが大切です。
また、厳しい対策を求めるほど使い勝手や費用にも影響するため、自社にとってどこまでの対策が必要なのかを明確にしておく必要があります。
導入前に確認すべき項目を整理しておけば、複数のサービスを比較する際にも判断しやすくなります。
まずは、FAQで扱う情報の種類や重要度を確認し、自社で必要となるセキュリティ要件を洗い出してみましょう。
自社の利用環境に合った条件を明確にすることが、FAQシステム選びの第一歩となります。
