FAQシステムを選ぶならクラウド型？メリットをオンプレ型と比較！

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

近年はITシステムをクラウドで導入する企業が多くなってきています。
FAQシステムも例外ではなく、様々なクラウドサービスが提供されています。
自社でサーバーを保有するオンプレミス型と比較して、クラウド型のFAQシステムにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

第1章 クラウド型のメリットとは？

FAQシステムをクラウドで利用する場合には、次のようなメリットがあります。

導入・運用コストを抑えられる

クラウドの場合、サーバーなどの機器類を自前で調達する必要がないため、初期費用を抑えることができます。
また、人数や容量などに応じて課金されるFAQシステムが多く、利用状況に合わせて無駄なくコストを掛けることができます。

すぐに利用できる

機器の調達期間を省略できるクラウド型は、短期間で運用をスタートさせることが可能となります。
多くの問い合わせにいち早く対応したいと考えているようであれば、FAQシステムをクラウドで導入することのメリットは大きいと言えるでしょう。

管理・メンテナンスがしやすい

自社運用のサーバーを構築・維持するためには専門知識を持つ人員の確保が必要ですが、クラウド型ならその必要はありません。
障害発生時の対応も含めてサービス提供側が管理・維持を行うため、人的負担が少ないこともクラウド型のメリットです。

第2章 オンプレミス型のメリットとは？

一方のオンプレミス型についてもメリットを確認しておきましょう。
オンプレミス型が優れている点はいくつかありますが、その中でも、オンプレミスを選択する理由として最も多いと思われるのは以下の２点です。

カスタマイズできる範囲が広い

クラウド型の場合、予め用意されている範囲でしか機能をカスタマイズすることが出来ない場合が多いのですが、オンプレミスの場合はカスタマイズの自由度が高く要望に限りなく対応できることが特徴です。

セキュリティ性が高い

自社内に設置できることから、インターネット経由でデータの送受信を行うクラウドより高いセキュリティを確保できます。
機密性の高いデータを扱うなど、自社の管理下でセキュリティレベルを担保する必要が場合には、オンプレミス型の方が適している場合があります。

以上、FAQシステムを導入する場合のメリットをクラウド・オンプレミスで比較してみました。
取り巻く状況や今後の拡張性など総合的に判断して、自社に最適なFAQシステムを導入してください。

第3章 FAQシステムをクラウド型で選ぶなら

ここまで、FAQシステムにおけるクラウド型とオンプレミス型、それぞれのメリットについてご紹介しました。

クラウド型FAQシステムは、サーバーなどの設備を自社で用意する必要がなく、導入や運用にかかる負担を抑えやすいことがメリットです。

一方で、FAQシステムを導入する際には、単に「クラウド型かオンプレミス型か」だけでなく、導入後にどれだけ効率的にFAQを作成・検索・改善できるかという点も重要になります。

そこで、クラウド型のFAQシステムとしてご紹介したいのが、Wisbit AI FAQです。

AIを活用してFAQの作成・検索・改善を効率化

Wisbit AI FAQは、社内にあるマニュアルや規定、ナレッジなどの文書をアップロードすることで、AIがFAQを自動生成できるクラウド型FAQシステムです。

従来のFAQシステムでは、担当者が既存の資料を確認しながら、質問と回答を一つずつ作成して登録する必要がありました。

Wisbit AI FAQなら、社内にある文書をもとにAIがFAQを生成するため、FAQ作成にかかる工数を削減できます。

また、AIが生成したFAQはそのまま公開するのではなく、出典元を確認しながら内容を確認・修正してから公開できます。

そのため、AIにFAQ作成を任せながらも、担当者が内容を確認するという運用が可能です。

必要な情報を見つけやすい「ハイブリッド検索」

FAQシステムを導入しても、必要な情報を検索して見つけられなければ、問い合わせ削減にはつながりません。

例えば、FAQには「パスワードの変更方法」と登録されていても、利用者が「パスワードを忘れた」と検索するなど、FAQに登録されている言葉と実際に検索される言葉が異なることがあります。

Wisbit AI FAQでは、従来のキーワード検索に加えて、言葉の意味を考慮して検索する「ベクトル検索」を組み合わせたハイブリッド検索に対応しています。

これにより、利用者が入力した言葉とFAQに登録されている言葉が完全に一致していなくても、必要な情報を探しやすくしています。

利用状況を分析してFAQを継続的に改善

FAQは、作成して公開すれば終わりではありません。

実際に利用されるようになると、「よく検索される質問」や「検索したものの回答が見つからなかった質問」などが出てきます。

こうした利用状況を確認し、必要なFAQを追加したり、既存のFAQを見直したりすることが、FAQを継続的に活用するためのポイントです。

Wisbit AI FAQでは、検索キーワードや検索結果が0件だったキーワード、検索の変化、ユーザーの利用状況などを分析できます。

例えば、検索結果が0件になっているキーワードを確認することで、「社員が知りたいのにFAQが用意されていない情報」を見つけ、FAQの追加や改善につなげられます。

このように、FAQを作成するだけでなく、利用状況を確認しながら継続的に改善できることもWisbit AI FAQの特徴です。

クラウド型FAQを選ぶなら「運用のしやすさ」もポイント

FAQシステムを選ぶ際には、初期費用や導入期間だけでなく、導入後の運用についても確認しておきましょう。

特に、

• FAQの作成にどれくらい手間がかかるか
• 利用者が必要な情報を検索しやすいか
• FAQの利用状況を確認できるか
• FAQを継続的に改善しやすいか

といった点を確認することが重要です。

Wisbit AI FAQは、AIによるFAQ生成、ハイブリッド検索、利用状況の分析までを一つのシステムで行えるクラウド型FAQシステムです。

「FAQを作ること」だけでなく、「必要な情報を探す」「利用状況を確認する」「FAQを改善する」という運用まで考えてFAQシステムを選びたい場合は、Wisbit AI FAQを選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。