こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。
前回の「戦略的移転」は、ごく稀に発生する事業的規模で経験したナレッジを他のチームに共有する場合の手法でした。
最終回となる５回目は「専門知移転」についてです。
この記事のポイント
- 「専門知移転」とは、受け手側だけでは知りえない専門的な知識を共有する考え方
- 形式知の移転を効率化するナレッジマネジメントツールなどのIT活用
- さまざまなメンバーが参加し、情報交換を促すコミュニティの形成
- 専門知を個人の中に留めず、組織の共有資産として活用するWisbit AI FAQ
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第1章 専門知移転とは？
専門知移転とは、ナレッジの受け手側が知りえない専門的な知識をチームや個人間でやり取りすることです。
第2章 ナレッジマネジメントツールなどITツールを活用して効率よく
専門知移転で対象となるのは形式知です。
形式知を対象とする近接移転と同様、形式知の移転手段としてはITツールが適しています。
「５つの知識移転」を唱えた書籍の中では、電子メールや電子フォーラムを使用した活用例が紹介されています。
2000年代前半に刊行された書籍ですので推奨しているツールが前時代的であることは否めませんが、専門知移転を効率よく行うためにはナレッジ共有に適したITツールを選択することが重要ということは言えそうです。
今やナレッジマネジメントに特化したサービスなどが各社から提供されていますので、業務や利用者などを考慮して、利用する場面に合うITツールを選択するとよいでしょう。
第3章 様々なメンバーが集うコミュニティを形成する
更に、専門知移転でカギとなるのは、様々なメンバーに参加してもらうということです。
前述の書籍では電子フォーラムが引き合いに出されていますが、電子フォーラムでは討論や質疑応答など双方向の活発な情報のやり取りが行われます。
つまり、コミュニティの形成が必要であると言えるかと思います。
そして、コミュニティを円滑に運営するためには、今も昔も、アナログでもデジタルでも、管理人の存在が欠かせません。
コミュニティでの管理人は以下のような役目を果たします。
- 問い合わせをトピック毎に分類する。
- 問い合わせに対してどの程度回答があったかを観察する。
- 回答がない場合は管理者が回答を提供できそうな回答者へ質問を直接投げかける。
- ある程度まとまった回答が得られた場合は、それらを精査してデータとして保管する。
管理人は常にコミュニティを監視し、活発に情報交換が行われるよう促したり、不適切なやり取りは抑えたりしながらナレッジの交通整理を行う必要があります。
専門知移転は、コミュニティを通しての情報共有が効果を発揮すると言えそうですね。
第4章 専門知の共有・活用を支えるWisbit AI FAQ
最後に、社内情報共有ツール「Wisbit AI FAQ」で専門知移転を行う場合の活用方法をご紹介します。
Wisbit AI FAQで専門知を組織のナレッジとして活用する
専門知移転では、特定の担当者が持っている専門的な知識を、必要とする人がいつでも参照できる状態にしておくことが重要です。
Wisbit AI FAQでは、マニュアルや業務手順書、規程集などの社内文書をもとに、AIがFAQ候補を自動生成できます。
専門知を持つ担当者が内容を確認・承認することで、個人が持っていた知識を組織のナレッジとして蓄積し、共有できます。
さらに、蓄積したFAQはハイブリッド検索によって必要な情報を探しやすく、専門知を持つ担当者に毎回確認しなくても、利用者自身で情報を見つけられる環境を整えられます。
また、利用ログや検索状況を分析することで、「検索されているのに見つからない情報」や「追加・更新が必要なFAQ」を把握できます。
こうした情報をもとにFAQを継続的に改善することで、専門知を一度共有して終わりにせず、組織のナレッジとして活用し続けることができます。
専門知移転において重要なのは、専門知を持つ人が直接教え続けることではなく、その知識を組織全体で活用できる状態にすることです。
Wisbit AI FAQなら、専門知のFAQ化から確認・承認、検索・活用、利用状況の分析・改善までを一つの仕組みとして運用できます。
専門知を個人の中だけに留めず、組織の共有資産として活用する環境づくりに、Wisbit AI FAQをご活用ください。
まとめ
専門知移転は、特定の人が持つ専門的な知識を、その知識を必要とする人へ移転する方法です。
形式知を扱うためITツールとも相性がよく、専門家に知識が集中している場合に有効です。
5つの知識移転の中でも、専門知移転は「専門性の高い知識を、組織内で必要とする人が活用できるようにする」ことに重点があります。
まずは、社内で特定の担当者や専門家に集中している知識を洗い出し、その知識を誰が必要としているのかを考えることから始めてみましょう。
