ナレッジ共有ツールでベストプラクティスを共有する ― (2)近接移転

こんにちは。

Wisbitのマーケティング担当の池田です。

前回の「連続移転」は、チーム内でナレッジを有効活用する手法でした。

※「連続移転」についてはこちら

２回目は「近接移転」についてです。

• 第1章 近接移転とは？
• 第2章 形式知にして定型業務に利用する
• 第3章 情報共有ツールが不可欠
• 第4章 チームのベストプラクティスを共有するWisbit AI FAQ
• まとめ

第1章 近接移転とは？

近接移転とは、あるチームが得た知識を形式知にし、同じような業務を行う別のチームで利用することです。

“近接”とは、知識の源泉チームと受け取りチームの業務が類似していることを表しています。

他社のベストプラクティスを自社の業務の参考にするのは、まさに近接移転にあたります。

第2章 形式知にして定型業務に利用する

チームからチームへナレッジを伝達する際にポイントとなるのは、知識の受け取り側にとってわかりやすく利用しやすいこと。

つまり、何をすればどうなる、ということが端的に示されていることが理想です。

そのためには、知識の言語化・図式化＝形式知としてから伝達することが重要です。

定型化された情報は、定型業務で活用するのに向いています。

第3章 情報共有ツールが不可欠

定型的に表現された形式知をチームからチームへ伝達するには、情報共有のためのITツールが欠かせません。

また、知識移転をより確実に行うためには、業務や対象者を限定することも重要です。

ITツール導入の成功率を上げる際にスモールスタートさせ徐々に対象を広げていくことがありますが、これに似ているかもしれません。

また、情報共有ツールの利用状況をモニタリングして、知識活用が常にできている状態を保つことも必要です。

以上、「近接移転」についての紹介でした。

近接移転のポイントは、ナレッジを形式知化し、ITツールを使って他のチームに伝達することでした。

ところで、皆さんの組織では、どのような形でチーム間の情報共有を実現されているでしょうか？

これは一例ですが、形式知としてFAQを作成するというのも一つの方法かと思います。

FAQ（よくある質問）は、Q（質問）とA（回答）で構成された、定型的かつ非常にシンプルな形式知と言えます。

更に、ITツールにはFAQシステムを利用すれば、キーワード検索で自分が知りたいQAを素早く見つけることができます。

どんな形で情報共有をしたらよいのかわからないという方は、参考にしていだけましたら幸いです。

次回は「遠隔移転」についてご紹介します。
※次回の投稿はこちら↓
ナレッジの伝達者がチーム間の情報共有を活性化 ― (3)遠隔移転

第4章 チームのベストプラクティスを共有するWisbit AI FAQ

近接移転では、あるチームで得られた知識を、そのまま別のチームに渡すのではなく、受け取る側が実際の業務で使える形にすることが重要です。

たとえば、営業部門のあるチームで「このような顧客には、この提案方法が有効だった」という成功事例が蓄積されているとします。

そのチームでは当たり前になっている知識でも、別のチームにとっては初めて知る情報かもしれません。
そこで、成功事例や業務手順、社内ルールなどを整理し、質問と回答というわかりやすい形式にしておくことで、他のチームも必要な場面で活用しやすくなります。

Wisbit AI FAQでは、既存のマニュアルや業務資料などをもとに、AIがFAQの候補を作成できます。
元となる資料を一からFAQとして書き直す負担を抑えながら、他のチームにも共有したい知識を、利用しやすい形へ整理することができます。

さらに、FAQとして公開した情報は、必要なメンバーが検索して確認できます。

あるチームで生まれた「うまくいった方法」を、そのチームだけの経験で終わらせず、似た業務を行う別のチームでも活用できる知識として残しておく。
Wisbit AI FAQは、こうしたベストプラクティスの横展開を支援する方法の一つです。