人材業界が抱える課題とその解決ツールとは？

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

近頃、人材系の企業様より情報共有についてご相談をいただくことが増えてきました。
人材業界でナレッジ共有ツールやFAQシステムのニーズが高まっているようです。

そこで今回は、人材業界が抱える課題と解決方法について考察していきたと思います。

第1章 人材業界とは？HR業界との違いは？

「人材業界」と一口に言っても、人材を紹介するのか、人材を派遣するのかなど、何を担うかによって種類が分かれます。

また、「HR業界」は人材業界とほぼ同じ意味で用いられることが多いのですが、厳密には異なります。

そこで、業界を取り巻く課題と対策について正しく理解するために、まずは人材業界とHR業界の違いについて押さえておきましょう。

 

第2章 人材業界の４つの種類

①人材紹介

仕事を探している人と、人材を探している企業をマッチングさせる仕事です。

求職者と企業を仲介し、求職者には希望の仕事を、企業には希望の人材を提供します。

 

②人材派遣

人材紹介と同様に、仕事を探している人と、人材を探している企業をマッチングさせます。

人材紹介との違いは、求職者は派遣会社が雇用し、企業に人材を派遣するという点です。

 

③人材広告

企業の依頼に応じてWebや雑誌などにメディアに求人情報を掲載し、求職者に情報を提供します。

採用の可否は問われませんが、企業の魅力を発信できるかが重要になります。

 

④人材コンサルティング

企業の人材に関する支援として、人事戦略・人事評価などのコンサルティングを行います。

社員教育・研修や人事制度の設計などの業務があります。

企業と求職者の橋渡しをする役目を担うのが人材業と言えます。

 

第3章 HR業界の４つの分野

HRとは「Human Resources」の略称で「人的資源」と訳され、企業における人的資源の活用を指します。

 

①採用

採用はHR業界の最も代表的な分野です。

HR業界の企業は採用をサポートするためのサービスをそれぞれ用意しています。

 

②人材育成・研修

人材の育成・研修もHR業界では重要な分野です。

企業は優秀な人材を育てるためにノウハウを持たない企業のサポートを行います。

 

③人事・労務

企業の人事や労務の代行・支援サービスや福利厚生サービスを提供します。

コスト削減や従業員満足度向上のため、アウトソースする企業は増えています。

 

④システム・業務ツール

HRに関する業務をサポートするためのシステムや業務ツールを提供します。

自社の課題や弱点を改善できるツールを企業は求めています。

人材業界は人（人材）が軸であるのに対し、HR業界は企業活動が軸になっています。

 

第4章 人材業界が抱える課題の背景にあるものとは？

時代と共に人々の働き方は大きく変化してきました。

現在は、少子高齢化による労働人口の減少が、人材業界に大きな影響を与えている時代です。

人材業界は、そのような変化の中でも企業と求職者のニーズに応える必要があります。

それでは、人々の働き方はどのように変化したのか見ていきましょう。

 

①終身雇用の終焉とジョブ型による働き方

高度経済成長期には、日本の企業の多くは終身雇用が当たり前でした。

しかし、バブル崩壊やリーマンショックをきっかけに先行きを見通せない時代に突入し、安定して雇用し続けることが難しくなってきました。

そこで注目され始めたのが欧米型のジョブ型雇用です。

ジョブ型雇用とは、職務・勤務地・時間などの条件が明確に決まっている雇用です。

即戦力として人材を獲得しやすいため、採用する企業が増えています。

 

②人生100年時代を見据えた働き方

少子高齢化によって、日本の人口に対する高齢者の割合は急速に上昇しています。

平均寿命だけでなく健康寿命も年々延びており、働く意欲も体力もある高齢者が増えています。

国も企業に対して定年の引き上げを求めたり、高齢者の就業機会を確保する動きを強めています。

若い働き盛りの労働力不足を補うためにも、高齢者の労働力は期待されています。

 

③就業場所や時間にとらわれない働き方

特に最近ではコロナウイルスの流行をきっかけとして、テレワークが浸透してきました。

そのため、テレワーク制度や環境を整えている企業が増加しています。

通勤時間を気にすることがないため、都心から地方へ移り住む、ワーケーションなど、自分にとって働きやすい場所を職場環境に選ぶ人が増えています。

また、育児や介護をする人にとっては、仕事との両立ができる快適なワークライフバランスの実現が目指せます。

一方、より働く機会を増やしたい人にとっては、兼業・副業が可能となります。

国からの後押しもあり、企業が積極的に導入を進めようとしています。

 

第5章 働く環境の変化は人材業界にどう影響しているのか？

では、働く環境が変化すると、人材業界にはどのような影響があるのでしょうか？

まずは、働き方が多様化することにより、仕事を探している人にとっては選択肢が増えます。

さまざまな制限によって働くことをあきらめた人も仕事を探し始めることになります。

そのため、人材業界の市場規模は右肩あがりに成長しています。

矢野経済研究所の調査によれば、2010年～2019年の9年間で市場規模が3倍以上に拡大しているという結果が報告されています。

しかし、コロナの影響で有効求人倍率は一気に落ち込むことになります。

厚生労働省が発表する「一般職業紹介状況」を見ると、2020年の初頭には1.5倍あったものが、半年後には約1.0倍近くになっています。

このように、人材業界は経済動向や社会構造によって非常に影響を受けやすい業界であることがわかります。

 

第6章 人材業界が抱える具体的な課題とは？

それでは、経済動向や社会構造による影響を受けやすい人材業界には具体的にどのような課題があるのでしょうか？

 

①業務の煩雑化や業務過多

人材業界の業務は、求職者の募集・企業への営業・契約書の作成など多岐に渡ります。

このようにさまざまな業務を抱えている人材業界では、業務が煩雑化し業務効率の低下に陥る傾向にあります。

特に景気が上昇している時期には企業が採用活動を活発化させるため、業務過多に悩まされる企業も多く見受けられます。

業務が煩雑化すると無駄な作業をしているのに気が付かず、いつまで経っても作業量は減らず、業務に負荷がかかったままミスが起こりやすくなる、というリスクを抱えることになります。

 

②コミュニケーション不足による対応漏れ

企業と求職者の橋渡しとなる人材企業にとって、コミュニケーションは非常に重要度の高い要素です。

企業や求職者と常に連絡を取り合う営業担当は、メールや電話の件数が必然的に多くなりがちです。

業界全体が好調であれば更にその件数は増加することになり、メールが埋もれてしまったり、電話で会話した内容を記録しきれなかったりするなどして、重要な情報を把握できないという問題が発生してしまいます。

また、コミュニケーション不足は社内にも及びます。

例えば、営業担当とバックオフィスとの社内の情報共有がスムーズに行われていないと、間違った対応に繋がってしまう場合があり、企業や求職者の信頼を失うことになりかねません。

このように、業務の煩雑化がコミュニケーション不足を招くという構図が見て取れます。

 

③情報収集不足による機会損失

移り変わりの激しい人材業界では、スピードが結果を大きく左右します。

他社との競争に打ち勝つには、経済動向・社会情勢・法改正などの最新情報をいち早く捉えておく必要があります。

最新情報の収集を怠ったばかりに、同じような提案内容にも関わらずタッチの差で他社に決まってしまうということが起こり得ます。

スピードに勝てなければ機会損失につながることが多いのも、人材業界の特徴でしょう。

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第7章 人材業界が抱える実際のお悩み例

ではここで、人材業界の企業様から弊社に寄せられるお悩みについて一部ご紹介します。

 

①A社：問い合わせ業務に関する負荷がかかり過ぎている

• 業種　　：　人材派遣・人材紹介・人材広告
• 従業員数：　4500名
• 課題：人事・労務部門の業務において、社員から多くの質問が寄せられる。
  書類作成など多くの業務の傍ら、問い合わせがある度に個別に対応しなければならず担当者の大きな負担になっている。
  また、休業中や稼働中など、そのような状況下にある社員でも自ら必要な情報が得られるようにしたい。

 

➁B社：求職者からの疑問にしっかりと答えられていない

• 業種　　：　人材紹介
• 従業員数：　80名
• 課題：求職者向けの会員制サイトを運営しており簡単なFAQは掲載している。
  しかし、使いづらく求職者の疑問がすぐに解決できていない。
  そのため、担当者や問い合わせ窓口に直接連絡が入るが、すぐに回答できない場合もある。
  求職者の不満にもつながってしまうため、疑問を自分でも解決できる状態にしたい。

 

③C社：せっかくのノウハウが共有できていない

• 業種　　：　人材派遣
• 従業員数：　800名
• 課題：新卒採用部門での業務においてノウハウが増えてきたが、業務が属人的で必要なメンバーに情報共有できておらずノウハウが有効に活用できていない。
  マニュアルの整備などは進めており、パワーポイントやExcelなどに資料化しているが、どこに何があるかわからない。

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第8章 人材業界で強化したいのは情報共有

人材業界にはどのような課題があるのかを詳しく見てきましたが、目まぐるしく変化する市場や多様化するニーズに柔軟に対応するためには、スピード感を持っていかにして素早く関係者に情報共有や情報提供ができるかが非常に重要であると言えます。

そのため、人材業界では今、情報共有に取り組もうとしている企業が多いのではないでしょうか。

 

第9章 人材業界の課題解決におすすめしたい情報共有ツール

先ほど、人材業界の種類やHR業界の分野について説明しました。

それぞれの業務に適切な専用のITツールもありますが、ここでは、情報共有の課題を解決してくれるツールについてご紹介していきます。

 

①FAQシステム

頻繁に問い合わせのある質問とその回答を登録・閲覧できるシステムのことです。

疑問を自ら解決できることを目的としています。

 

②ナレッジ共有ツール

ナレッジとは、組織で有益となる個人の経験やノウハウのことで、それらの情報共有を目的としたものがナレッジ共有ツールです。

ナレッジ共有の形式には決まりがありませんので、テキスト・図表・画像・動画など、共有したい目的や手段などによってさまざまな形式が用意されています。

なお、ナレッジ共有を「質問」と「回答」という形式で行うこともあるため、FAQシステムはナレッジ共有ツールの一つの形式であるとも言えます。

 

第10章 情報共有ツールが人材業界にもたらすメリットとは

それでは、FAQシステムやナレッジ共有ツールなどの情報共有ツールを活用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか？

 

①データの一元管理により業務を効率化できる

メールや電話など1対1で行っていたものを、情報共有ツールに情報を蓄積するようにすれば、社内の関係者がいつでも必要な時に閲覧可能となります。

当事者だけでなく、関連するすべての社員が閲覧できるようになるため、案件状況を正確に把握できるようになりタイムリーに対応できるようにもなります。

企業や求職者にとってストレスのない対応は信頼にも繋がります。

 

②有益な情報をいち早く受信・発信できる

情報共有ツールによって社内で情報共有が活発化すると、さまざまな有益な情報が集まるようになります。

その中には、自分が不得意な分野の情報や、発想もしなかった情報が含まれており、自分が保有している情報を補完してくれるかもしれません。

また、外部の交流会などで得た事例などが自社に展開されれば貴重な情報となります。

これらの情報を蓄積し、いつでも求職者や企業に提供できる準備があることは、優秀な人材の確保や競争力の強化に繋がります。

 

③リモートワークでも円滑に業務を進められる

ツールを利用して情報共有が実現できると、リモートワークでもスムーズに業務を遂行できるようになります。

時間を有効に使うことができるため、業務の進捗をあげることが可能になります。

 

第11章 人材業界におすすめの情報共有ツールWisbit AI FAQ

最後に、人材業界におすすめの情報共有ツールをご紹介します。

ナレッジ共有ツール「Wisbit AI FAQ」は、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補の作成を支援し、担当者による確認・承認、利用ログや検索状況をもとにした改善までつなげられるFAQシステムです。

人材業界のように情報更新が多く、企業や求職者への正確な案内が求められる業務では、FAQを作成して終わりにせず、情報を確認・承認し、利用状況をもとに改善する運用が重要です。

人材業界における情報共有が迅速かつ円滑に行われるような構成や機能を備えており、次のような理由でおすすめです。

 

FAQ候補の作成を効率化する

Wisbit AI FAQでは、マニュアルや規程集、業務手順書などをもとに、FAQ候補の作成を支援します。

既存の社内資料をもとに質問と回答の候補を整理できるため、担当者が一からFAQを考える負担を抑えながら、人材業界の業務に合わせたFAQを整備しやすくなります。

FAQ候補の作成を効率化することが、FAQ運用を始める第一歩です。

 

内容の確認・承認で回答品質を保つ

作成したFAQ候補は、そのまま公開するのではなく、担当者が内容を確認し、必要に応じて修正したうえで承認します。

社内のルールや業務手順との整合性、回答の分かりやすさ、情報の更新時期などを確認してから公開することで、人材業界で必要な情報を適切に整えられます。

確認・承認の工程を設けることで、誤った情報の公開を防ぎ、回答の品質を保ちやすくなります。

 

利用ログや検索状況をもとに継続改善する

FAQシステムは、公開して終わりではありません。

Wisbit AI FAQでは、利用ログや検索状況を確認しながら、どのようなキーワードで検索されているのか、検索されているのに見つかりにくい情報はないかを把握できます。

必要な記事の追加や更新を進めることで、利用者が人材業界の業務に必要な情報へたどり着きやすくなります。

利用状況をもとにFAQを継続的に改善することが、問い合わせ削減とFAQの活用定着につながります。