経理部門の業務効率化にはFAQシステムがおすすめ！

こんにちは。

Wisbitのマーケティング担当 谷知です。

経理部門にとって、12月は年末調整の手続きや賞与の支払い業務などで多忙を極める時期なのではないでしょうか。
他にも、会社の決算期には決算処理に必要な書類を作成したりなど、経理部門には定期的に繁忙期が訪れます。

また、2023年10月にはインボイス制度がスタートしました。
制度に対応した社内手続きや確認事項を共有することも、経理部門の業務の一つです。

このように、忙しさに追われることの多い経理部門にとっては、いかに効率よく業務をこなしていくことができるかが非常に重要となります。

それでは、どうすれば業務効率化を実現できるのでしょうか？

その方法の一つとして、IT活用があります。もちろん、経理専用システムを導入すれば、直接的に課題を解決できます。
しかしながら、費用をはじめ企業ごとに抱えるさまざまな事情から導入に至らないという経理部門も多いことと思われます。

そこでおすすめしたいのがFAQシステムです。
FAQシステムとは、頻繁に寄せられる質問とその回答を登録しておくことで、それらを参照する質問者が、自分自身で疑問を解決できるシステムです。

FAQシステムについて詳しく知りたい方はこちら＞＞＞
FAQシステムとは？　迷った場合に担当者が押さえておきたいポイント

それでは、なぜ経理部門にFAQシステムがおすすめなのかを具体的に説明していきましょう。

第1章 経理部門の生産性を低下させる原因とは？

それでは、経理部門は実際にどのような課題を抱えているのでしょうか？

実態を探ってみると、経理部門の生産性を低下させている原因が見えてきます。

【原因①】社員からの問い合わせの多さ

経理部門は全社員が関わる部門であるため、社員からの問い合わせが非常に多い部門です。
極端な場合、問い合わせ対応だけで一日が終わってしまうということもあるかもしれません。

しかも、時間に余裕がある時の問い合わせであればまだよいのですが、「年末調整の申請方法がよくわからない」など、むしろ繁忙期ほど問い合わせは多いものです。

そのため、本来やらなければならない業務が就業時間内に終わらず、残業時間が増えてしまうことになります。

【原因②】業務の属人化

経理業務は専門知識が必要とされることが多いため、担当者の替えが効かない分、人手不足に陥りやすくなります。
そのため、経理部門は業務が属人化しやすい傾向にあります。

経理業務改革プラットフォームを提供するブラックライン社が、2022年に日本企業の経理・財務幹部を対象に行った調査によれば、実に74%の幹部が経理人材の不足を感じているという結果が出ています。

• 適切な人数が配置されている・・・20％
• 繁忙期になると人材不足を感じる・・・47％
• 常に不足している・・・27％
• 過剰だと思う・・・6％

(引用元：ZDNet Japan／調査発表：ブラックライン)

この結果から、経理部門が忙しさに追われる原因の一つは人材不足にあり、人材不足によって属人化を招いていると言えます。

人手が足りていない経理部門では、ベテラン社員に業務が集中してしまい、属人化が発生しても人材の再配置や確保が難しいため、さらに属人化が進んでしまうという構図が見えてきます。

【原因③】紙による書類の多さ

バックオフィス支援サービスを提供するSBIビジネス・ソリューションズ社が、2022年に公表した経理・会計・財務担当者を対象とする調査によれば、「請求書関連業務の中で紙を印刷している」と回答した担当者は77.4％だったそうです。

（出典：SBIビジネス・ソリューションズの調査発表）

請求業務に留まらず、経理部門が扱う紙の量は他の部門と比較しても圧倒的に多いことでしょう。
印刷した大量の書類から自分が必要な情報を探し出すのは非常に時間がかかります。

また、印刷された書類は更新性に乏しく、最新の情報が反映されるまでに時間がかかります。

このように、紙による運用には多くの無駄が発生していると言えます。

第2章 経理部門にFAQシステムをおすすめする理由とは

経理部門の生産性を下げている原因を3つあげました。

①社員からの問い合わせの多さ
②業務の属人化
③紙による書類の多さ

これらは、言い換えれば業務のムダが発生している状態であると言えます。

冒頭でも触れた通り、業務効率化にはITが必要です。
経理部門に必要なITツールには、経費精算システムや会計システムなど、業務そのものを効率化できるものが各種あります。

しかし、生産性低下の原因は、直接的なものばかりではなく間接的なものも多くあります。
これらは経理専用ツールだけでは補いきれません。

そこでおすすめしたいのが、FAQシステムです。

FAQシステムを活用することで、先に掲げた3つの課題を解決できます。

【おすすめ理由①】問い合わせが減り担当者の負担が軽減できる

経理部門に問い合わせる前にFAQシステムを参照し疑問が解決できれば、問い合わせ件数を減らすことができるため、その時間を本来の業務に充てることができます。

また、同じ質問に何度も回答することが無くなり、経理担当者の精神的な負担も軽減されるでしょう。

メリットがあるのは経理担当者だけではありません。
問い合わせする社員の方も、経理担当から回答が返ってこないので業務を進めることができないということがなくなります。

【おすすめ理由②】ナレッジの蓄積により属人化を防止できる

ナレッジとは、個人の知識やノウハウを組織で活用できるようにしたものです。

FAQシステムはナレッジの蓄積・参照に適しており、ナレッジを効果的に活用することができます。
人手不足に悩まされている経理部門では、ナレッジの蓄積がとても重要です。
蓄積されたナレッジを活用することで足りない知識やスキルを補完できるため、誰でも一定レベルで業務を遂行できるようになります。

また、経理担当者が急な休暇や異動・退職してしまった場合でも、滞りなく経理業務を進めることができます。

【おすすめ理由③】ペーパーレスを実現できムダな時間や費用を無くせる

領収書や請求書など、経理業務に直接的に必要な書類ばかりでなくマニュアルなど業務を遂行する上で必要な書類をデジタル化することで生産性を上げることができます。

FAQシステムにマニュアルや業務フローなど最新の状態で更新しておけば、誰が参照しても常に新しい内容を閲覧することができます。

また、紙の書類では検索するのに時間がかかっていたものが、FAQシステムの検索機能で瞬時に目的の書類や情報を見つけ出すことができるようになります。
印刷に掛かっていた費用も、書類を保管するための費用も削減できます。

経理業務に特化した経理専用システムとは異なり、FAQシステムは部門の垣根を越えて利用できることもメリットです。

課題が経理部門だけでなく企業全体に渡るような場合は、FAQシステムが有効になるでしょう。

第3章 経理部門におすすめのWisbit AI FAQ

最後に、経理部門の問い合わせ対応やナレッジ共有を支援するWisbit AI FAQをご紹介します。

経理部門では、FAQを用意するだけでなく、回答が社内ルールに合っているかを確認し、変更のたびに更新することが大切です。

資料をもとにしたFAQ候補の作成、確認・承認、利用状況に応じた改善を組み合わせることで、社員が必要な情報を見つけられる状態を維持していきます。

【おすすめ理由①】規程や手順書をもとにFAQ候補を作成できる

Wisbit AI FAQは、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとに、生成AIがFAQ候補を作成します。

経理部門での活用例としては、経費精算の規程や申請手順書から、申請方法や必要な書類に関する質問と回答を整備する方法が考えられます。
既存の資料をFAQづくりに活かすことで、担当者が一から質問と回答を考える負担を減らせます。

候補を確認する際は、社員が実際に問い合わせる言葉に合わせて質問文を整え、必要な手続きが伝わる回答にしていきましょう。

【おすすめ理由②】確認・承認を通じて回答品質を維持できる

経理に関する回答は、申請条件や締め切り、必要書類などが正確に伝わることが重要です。
生成されたFAQ候補は、公開前に経理担当者が根拠となる資料と照らし合わせ、内容を確認します。

Wisbit AI FAQの承認フローを活用し、担当者が確認・承認した回答を共有することで、回答品質を維持する運用につなげられます。

例えば、年度によって案内が変わる手続きは、対象年度や適用時期も確認しておきます。
社内規程の改定時には関連するFAQを見直す担当者を決めておくと、古い回答の放置を防ぎやすくなります。

【おすすめ理由③】利用ログや検索状況をもとにFAQを改善できる

FAQを公開した後も、社員が必要な回答にたどり着けているかを確認することが欠かせません。Wisbit AI FAQでは、利用ログや検索状況をもとにFAQの改善を進められます。

例えば、「交通費」「領収書」などの言葉で検索されているのに回答が見つからない場合は、該当するFAQの有無や質問文を確認します。
社内で使われる言葉とFAQの表現が違う場合は、見つけやすい表現に見直すことができます。

利用状況から不足しているFAQや見つけにくい回答を把握し、追加・更新を続けることが、問い合わせの自己解決を支える運用につながります。

繁忙期の前後にも見直しを行い、繰り返し届く質問を次のFAQ改善に活かしていきましょう。