こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。
問い合わせ業務の効率化に役立つFAQシステムですが、システムの導入にあたってはやはり費用が気になるという方は多いことと思います。
前回は、多くの企業や担当者が気になるFAQシステムの費用について、何にどのくらい掛かるのかを説明しました。
前回の投稿はこちら ＞＞＞ FAQシステムの費用感を知るためには？押さえるべきポイント
後半となる今回は、
- 費用を検討する上でどのような点に注目したらよいのか
について解説します。
また、費用を抑えて導入したい方におすすめのFAQシステムもご紹介します。
この記事のポイント
- FAQシステムの費用を検討する際に確認したいポイント
- 利用者や利用範囲、クラウド型・オンプレミス型などの選び方
- 導入後の操作性やメンテナンス、サポートの重要性
- 初期費用だけでなく、運用負担や効果を含めた費用対効果の考え方
AIで“使われるFAQ”を実現する「Wisbit AI×FAQ」
FAQの運用を検討しているものの、「作成に手間がかかる…」「検索しても見つからない…」「更新が続かない…」といったお悩みはありませんか？
- 文書をアップロードするだけでAIがFAQを自動生成！
- ハイブリッド検索で必要な情報がすぐ見つかる！
- 分析機能でFAQの改善ポイントを可視化！
機能の特徴や料金プランをご紹介しております。オンラインデモや無料トライアルもご用意しておりますので、ぜひご覧ください。
FAQシステムをご検討中の方、必見！
第1章 費用を検討する際に注目すべきポイントとは？
早速ですが、FAQシステムの費用を検討する場合、どのような点に注目したらよいかを説明していきます。
費用を決める重要な要素になりますので、しっかり押さえておきましょう。
【ポイント①】目的に合っているか？
目的が明確でないと費用も曖昧なものになってしまいます。
少なくとも次の項目については、検討の最初の段階で押さえておきましょう。
- 利用者・利用範囲
FAQシステムの利用対象を明確にします。
例えば、コールセンターで問い合わせ業務の負荷を軽減したいという場合、問い合わせ件数を減らしたいなら一般ユーザー向け（公開型）、問い合わせに対して効率的かつ適切に回答したいならコールセンター向け（非公開型）を選択するのが基本です。
また、社内でFAQシステムを利用したい場合には、誰とどのような状況下で利用したいかを明確にしておきましょう。
例えば、本社と支店の間で離れた場所で利用する、パートナーや顧客とも利用するなどを明確にすることにより、適した機能や運用方法なども自ずとクリアになります。
- 利用形態（クラウド型／オンプレミス型）
利用者・利用範囲を明確にすることにより必然的にどちらの形態を選択するか決まる場合もありますが、利用形態ごとにどのようなメリットがあるかも踏まえて検討しましょう。
ぜひ、以下の記事も参考にしてみてください。
Check！ ＞＞＞ FAQシステムを選ぶならクラウド型？メリットをオンプレ型と比較！
なお、社内の規定によっては利用形態が限定される場合もありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。
FAQシステムの提供企業への相談や見積りを依頼する上でも重要なポイントになりますので、
よりクリアにしておくことをおすすめします。
【ポイント②】効果を継続できるか？
せっかく導入しても効果が出なければ掛けた費用は無駄になってしまいます。
また、当初は効果が出ていたのに継続できなかった場合にも同じことが言えます。
事前に予見することは難しいかもしれませんが、次のポイントは最低限押さえておきましょう。
- 操作性
複雑な操作はFAQシステムの利用を促進する上での妨げになります。
日常的に利用するには、できるだけ簡単な操作であることが理想です。
- メンテナンス性
FAQシステムは導入したら終わりではありません。
FAQの効果を継続するためには定期的なメンテナンスが必要です。
- サポートの有無
FAQシステムを効率的に運用するために有効なのは知見のある人の存在です。
判断に迷った時にサポートを受けられるか受けられないかは大きいでしょう。
第2章 費用を抑えたい場合におすすめのWisbit AI FAQ
FAQシステムの費用を検討する際には、初期費用や月額料金だけでなく、導入後のFAQ作成やメンテナンスにかかる負担も含めて考えることが大切です。
「Wisbit AI FAQ」は、社内のマニュアルや業務資料などをもとにAIがFAQの作成を支援するFAQシステムです。
費用を抑えながらFAQを継続的に活用したい方に向けて、Wisbit AI FAQの特徴を3つご紹介します。
【特徴①】AIを活用してFAQ作成の負担を軽減
マニュアルや業務資料をアップロードすると、AIが内容をもとにFAQの作成を支援します。
FAQを一から作成する場合と比べて、作成担当者の負担を抑えながらFAQの整備を進められます。
【特徴②】必要な情報を検索しやすい
Wisbit AI FAQでは、キーワード検索に加えて、質問の意図を踏まえた検索にも対応しています。
FAQを利用する人が必要な情報を探しやすく、日常的に活用しやすい環境を整えられます。
【特徴③】利用状況をもとにFAQを改善できる
FAQは導入して終わりではありません。
検索キーワードや「0件検索」などの利用状況を確認することで、どのような情報が求められているのかを把握し、FAQの追加・改善につなげることができます。
Wisbit AI FAQは、FAQの作成から検索、利用状況の分析までを支援します。
初期費用や月額料金だけでなく、FAQを作成・運用するための業務負担も含めて費用対効果を考えたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
FAQシステムを導入する際は、初期費用や月額料金だけで判断するのではなく、どのような目的で利用するのか、導入後にどの程度の負担が発生するのかまで考えて選ぶことが大切です。
料金が安くても、自社の利用環境に合わなければ、十分に活用できない可能性があります。
また、FAQシステムは日々の業務の中で利用されるものだからこそ、担当者だけでなく利用する人にとっても使いやすく、無理なく運用できることが重要です。
導入時の費用だけでなく、運用にかかる手間や得られる効果も含めて、自社にとっての費用対効果を考えてみましょう。
まずは、「誰が何のためにFAQを利用するのか」「現在どのような業務に負担がかかっているのか」を整理してみることをおすすめします。
目的や課題を明確にすることで、自社に必要なFAQシステムの条件や、適切な予算を検討しやすくなります。
