情報共有の“破壊力“をビジネスに活用する方法とは？

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当 谷知です。

ウクライナ戦争が始まってもう数ヶ月経ちました。
当初は、ロシアが短期間でウクライナ侵攻して戦争は早期に終わってしまうだろうという予想が大勢を占めていたかと思います。

しかし、いざ開戦してみると現時点では大方の予想を覆し、ウクライナ善戦の様子がニュースで伝わっているのは皆さんもご存じの通りです。

そこには、ビジネスの世界にも通用する情報共有のあり方が見えてきます。

常識を打ち壊し戦争の行方を左右するほどの“破壊力”を持つ情報共有。
どのようにしたら効果的にビジネスに活用できるのでしょうか？

第1章 新しい戦争の形に見る情報共有とは

ウクライナの善戦の要因は多くの識者が指摘している通り、近年当たり前になってきたハイブリッド戦争を上手く仕掛けているということのようです。

通常の武力攻撃にプラスして、サイバー攻撃やフェイクニュースなどを加えて行うことがハイブリッド戦争と言われていますが、そこに“情報共有”という新しい形でウクライナは反撃しているわけです。

皆さんもご存じの通り、ウクライナのゼレンスキー大統領自身がSNSで情報発信し、民間人も同じくfacebookやTikTokなどのSNSで情報発信する。
直接民間人が銃をとって戦うわけではないですが、“情報”で戦うとでも言えばよいでしょうか。

“情報共有”が力になり、武器になっているわけですね。

第2章 情報共有は力なり

情報共有が力？

何言っているのかと思われるかもしれませんが、ウクライナはネットを介して情報戦で優位に立っていると言えます。
先ほども申し上げましたが、民間人がSNSなどのネットサービスを介して、軍隊に情報共有して戦闘を有利に導いているのです。

例えば、民間人がテレグラム（メッセージサービス。ロシア版のLINEのようなサービス）を利用してロシア軍の行軍や部隊位置を共有することによって、ウクライナ軍はその情報をキャッチしピンポイント攻撃につなげています。

または、皆さんもニュース映像などでも目にしていると思いますが、市民が国内外への情報発信でInstagramやTikTokを使い、ロシアによる侵略行為を投稿することで自国に起こっていることを共有しています。
それを見ることで国外の人達はウクライナで起きている実態を知ることができています。

そして、これらの実態を知ったことでウクライナ支援の輪が広がっているわけです。

第3章 情報共有はビジネスでも武器になる

戦争なんて、ナレッジとは遠いところの話と思っていましたが、いまやネットサービスを使った情報共有はなによりも力になります。

個人が持つ知識や情報、経験、ノウハウを収集され、つまりナレッジ化されることで、それらを活用する場が提供され、組織として効率的・効果的に戦えるわけですね。

これはビジネスにも同じことが言えると思います。
社内の情報共有を強化することでビジネスに勝利できる組織になります。

第4章 情報共有を効果的に行う方法とは？

それでは、ビジネスで勝利するための武器となるナレッジは、どうすれば効果的に活用できるのでしょうか？

ナレッジ共有の仕方は様々ですが、おすすめしたいのは社内FAQの構築です。

ご存じの通り、FAQとは「よくある質問とその回答」のことです。
社内でよくある質問をはじめ、前述したようなナレッジをすべて社内FAQとして集約することで、組織として情報共有を効果的に行うことが可能となります。

いわゆるナレッジマネジメントの一つの側面として社内FAQが必要、と考えてよいでしょう。

第5章 社内FAQが情報共有に効果的な理由

では、なぜ社内FAQが情報共有に効果的なのでしょうか？

業務を迅速に進められる

社内では質問をする機会が頻繁に発生します。
顧客から、他部門から、上司から、部下から、隣の席の同僚から・・・
その中には、すぐに解決できる疑問もあれば、誰に問い合わせたらよいかもわからず途方に暮れてしまった、ということもあるのではないでしょうか。

もし疑問が解決できなければ業務は停滞し、場合によっては関係者の信頼を損ねることにもなりかねません。
また、疑問を解決するために誰かに質問することは、相手の貴重な時間を浪費します。

例えば、顧客からの問い合わせに回答するために貴重な時間を使って解決できた末に、既に他社に顧客を奪われていたとなれば目も当てられません。

属人的なトラブルを回避できる

あなたの周囲に属人的になっている業務はありませんか？
一部の人しか把握できていない業務は、トラブルを抱えていることに気が付かないことがあります。

社内FAQを作成して業務を見える化することでトラブルを回避できます。

個人のノウハウを全体共有できる

一方、誰にも知られず、その人だけが知っている業務のコツのようなものがあるでしょう。

経験やノウハウは貴重な知的資産です。
これらのナレッジを社内FAQとして形式化して活用することで組織に利益をもたらします。

ナレッジを蓄積しFAQへと変換することで、価値のある情報となり組織の資産になります。
つまり、社内に散らばるナレッジの集合体が社内FAQなのです。

第6章 おすすめのWisbit AI FAQ

社内FAQを効率的に管理する上でFAQシステムは欠かせません。

ここでは、社内の情報共有やナレッジマネジメントにおすすめしたいFAQシステムをご紹介します。

「Wisbit AI FAQ」は、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補を作成し、確認・承認を経て公開したFAQを、利用ログや検索状況をもとに改善していくためのFAQシステムです。

FAQ候補を作成し、ナレッジを整理する

マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補を作成することで、社内にある情報をFAQとして整理するきっかけを作れます。

個人が持つ知識や経験だけに頼るのではなく、既存の資料に含まれる情報もナレッジとして扱うことができます。

確認・承認を経て、利用できるFAQにする

FAQ候補を作成した後は、内容を確認し、必要な承認を経て利用できるFAQに整えます。
確認・承認の流れを設けることで、社内で共有する情報を確認した上で利用できます。

利用ログや検索状況をもとに改善する

公開して終わりにせず、利用ログや検索状況を確認することで、どのような情報が探されているのかを把握できます。
利用状況をもとにFAQの内容や整備すべき情報を見直し、情報共有の状態を改善していくことが大切です。