FAQシステムで実現！若手人材の採用を成功させるコツ

こんにちは。

Wisbitのマーケティング担当 谷知です。

企業が発展するためには若手の採用が欠かせません。

しかし、少子高齢化が進み労働人口の減少が加速している近年、若手人材の採用は難易度が増しています。
そのため、求人を出しても若手からの応募がないという企業も多いことでしょう。

このような厳しい状況で、どうすれば若手人材を獲得することができるのでしょうか？

本日は、若手に選ばれたい企業が、若手人材に対して自社がDXや働き方改革を推進していることを知ってもらうため、そのツールの1つとなるFAQシステムを活用する方法についてご紹介させていただきます。

FAQシステムについて詳しく知りたい方はこちら＞＞＞
FAQシステムとは？　迷った場合に担当者が押さえておきたいポイント

一見、若手の採用とは何ら関係がないように思えるFAQシステムですが、実は、FAQシステムを上手く活用することで若手採用を成功に導くことができます。

本記事では、そのコツについて解説していきます。

第1章 若手はどのような基準で企業を選ぶのか？

そもそも、若手はどのような基準で企業を選んでいるのでしょうか？
まずは若手の価値観を知る必要があるでしょう。

ここで注意しておきたいのが、時代によって人の価値観は変化するものだということです。
一辺倒に「若手だから○○だ」と決め込むのは大きな間違いです。

通信教育を手掛ける株式会社ユーキャンが「仕事をする上で大切だと思う価値観」について行った意識調査によれば、バブル崩壊後の就職難の時代に若者だった「就職氷河期世代」の第1位は「安定していること」、一方、デジタルネイティブである現代の若者「Z世代」の第1位は「楽しく働くこと」だそうです。

時代によって変化する若手の価値観をしっかり捉えてこそ、若手採用の一手が打てるというものですが、現在の若者世代が企業を選ぶ基準を挙げるとすると、次の3つが考えられるのではないでしょうか。

【選ぶ基準①】適正な労働時間

現代の若手世代は、適切な業務量を重視します。そのため、残業の少ない企業を選ぶ傾向にあります。
また、フレックス制度があったり休暇が取りやすいなど、労働時間を柔軟に調整できることも魅力に映ります。

【選ぶ基準②】職場の雰囲気

「楽しく働くこと」を重視する世代には、どんな人と一緒に働くのか、どんな社風なのかがとても重要です。
人間関係のよい職場には長く居たいと思えるため、定着率にも影響します。

【選ぶ基準③】仕事の進め方

最近の若者は、“タイパ”つまりタイムパフォーマンスを重視します。

ただ単に労働時間が短ければよいというだけではなく、仕事もしっかりとこなしプライベートな時間も確保したいというのが最近の若者の考え方です。
そのため、生産性を意識した仕事の進め方を常に心がけています。

これらの条件がそろっている企業は、若手に選ばれると言えるでしょう。

第2章 若手人材を採用できない企業の特徴とは？

次に、現代の若手世代の価値観を踏まえた上で、若手人材を採用できない企業にはどんな特徴があるのか見ていきましょう。

【特徴①】新しい働き方に対応できていない

現代の若手がライフワークバランスを重視する傾向にあることに加えて、テレワークの導入など社会的にも働き方が変化してきています。
働き方改革に後ろ向きな企業は選ばれないでしょう。

【特徴②】新人の教育・育成に対する意識が低い

プライベートを大事にするのが現代の若手ですが、仕事をないがしろにしているわけではありません。
むしろ積極的に仕事こなして評価されたいと思っています。

教育・育成に対して消極的な企業は魅力的に映らないでしょう。

【特徴③】古い慣習から脱却できていない

デジタルネイティブな現代の若手は、アナログな仕事の仕方のやり方に慣れないために、人によってはストレスを感じることがあるかもしれません。
作業効率の側面からもIT化・デジタル化が進んでいない企業は論外と考える若手も多いのではないでしょうか。

第3章 FAQシステムを活用して若手人材に選ばれる企業に！

冒頭で、FAQシステムは若手採用を成功に導くことができるシステムであるとお伝えしました。

それでは、FAQシステムを導入すると、どのような効果があるのかを説明していきましょう。

【効果①】仕事の生産性を上げることができる

経験の浅い若手にとって、業務についてわからないことが多いのは当然です。
周りに質問できる相手がいなかったり、そもそも誰に聞いたらいいのかわからないということがあると、業務が中断してしまい作業を進めることができません。

一方で、質問できる相手がいたとしても、今度は相手の作業を中断させてしまうことになります。

このような場合、よくある質問に対する回答をあらかじめFAQシステムに登録しておけば、疑問が生じた時にすぐに参照でき他の誰かの手を煩わすこともなく疑問を解決することができます。

【効果②】自分の都合のよい時間に自己学習できる

FAQシステムを利用するメリットの一つは、いつでも好きな時に参照できるという点です。

そのため、FAQシステムにマニュアルなどを登録しておけば、ちょっとした時間の隙間など、若手が自分の都合の良いタイミングで参照でき自己学習することができます。

また、教育・育成には動画も非常に有効なコンテンツです。

FAQシステムに動画をアップしたり、YouTubeにアップしてFAQシステムにリンク集を用意しておき、スマートフォンからでもアクセスできるようにしておけば、若手向けに適した教育・育成ツールになります。

【効果③】DXや働き方改革を推進できる

デジタルネイティブな現代の若手は、アナログな仕事の仕方のやり方に慣れないために、人によってはストレスを感じることがあるかもしれません。
作業効率の側面からもIT化・デジタル化が進んでいない企業は論外と考える若手も多いのではないでしょうか。

FAQシステムを導入することには、大なり小なり、どの企業にもある日々の問い合わせに効率的に対応できる効果があります。
問い合わせが頻繁にある企業では、FAQシステムの導入そのものがDXになるでしょうし、問い合わせが少ない企業でも、その先に目指している本来のDXに取り組みやすくなります。

また、FAQシステムは、問い合わせを削減して業務効率がアップできることに加え、テレワークなど遠隔で作業する場合にも適しています。

一人で作業するのが不安という若手でも、フォローアップのツールとしてFAQシステムを活用することで安心して業務に就くことができます。
そのため、働き方改革を推進しやすくなります。

第4章 若手に選ばれたい企業におすすめのWisbit AI FAQ

若手が安心して仕事を覚え、自分で疑問を解決できる環境を整えるには、FAQを作るだけでなく、内容の確認や更新まで続けることが大切です。

ここでは、FAQ候補の作成から確認・承認、利用状況に基づく改善までを支援するWisbit AI FAQを、若手の教育・育成に生かす流れをご紹介します。

【おすすめ理由①】社内資料をもとにFAQ候補を作成できる

Wisbit AI FAQは、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとに、生成AIがFAQ候補を作成します。
新人向けの業務手順や社内の申請方法など、すでにある資料をFAQ整備に活用できます。

既存の資料を質問と回答の形に整理することで、若手が必要な情報を探しやすくなります。
例えば「申請書はどこにあるか」「提出前に何を確認するか」といった、実際の業務で生じる疑問に沿ってFAQ候補を見直しましょう。

【おすすめ理由②】確認・承認を通じて回答品質を保てる

経験の浅い若手が参照するFAQでは、回答の正確さや分かりやすさが重要です。
Wisbit AI FAQでは、生成したFAQ候補を確認し、承認を経て公開する運用を支援します。

AIが作成した内容は、担当者が現在のルールや手順と照らし合わせて確認しましょう。
社内でしか通じない略語に説明を添えたり、迷いやすい手順を具体的にしたりすることで、若手が理解しやすい回答に整えられます。

【おすすめ理由③】利用ログや検索状況からFAQを改善できる

Wisbit AI FAQは、利用ログや検索状況をもとにしたFAQの改善を支援します。
検索されても答えが見つからない内容を確認し、不足しているFAQの追加や、質問文・回答の見直しにつなげられます。

若手が実際に使う言葉やつまずく内容に合わせて、FAQを継続的に更新することが大切です。
業務手順や社内ルールが変わった際にも回答を見直し、自分で調べて仕事を進められる環境を保ちましょう。

こうした教育・育成の取り組みは、採用時に入社後の支援体制を説明する材料にもなります。
FAQでどのような疑問を解決できるのかを具体的に伝え、働く環境をイメージしてもらいましょう。