印刷業界が抱える課題はFAQシステムで解決できる！

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

弊社が提供しているFAQシステム「Wisbit AI FAQ」には、日々、さまざまな業界からお問い合わせをいただいております。
業界特有のお悩みから企業様特有のお悩みまで実に多岐に渡ります。

その中でも今回は、印刷業界を取り上げてみたいと思います。

• 印刷業界抱える課題とは？
• 印刷業界の課題を解決するFAQシステムとは？

これらについて解説します。

FAQシステムを活用することで印刷業界のお悩みがどのように解決できるのか、ぜひ参考にしてみてください。

第1章 印刷業界の現状

経済産業省が公表している「2020年工業統計調査 産業編」によれば、印刷業界の市場規模は1991年をピークに1997年以降は緩やかに下降しており、業界全体が衰退してしまうことが危惧されています。

印刷の種類は、主に「出版」「商業」「包装」の3つに大別されますが、「2020年経済産業省生産動態統計年報 紙・印刷・プラスチック製品・ゴム製品統計編」によると、生産金額によるシェアは以下の通りとなっています。

• 出版印刷（書籍・雑誌など）・・・16.7％
• 商業印刷（チラシ・カタログ・ポスターなど）・・・35.0％
• 包装印刷（商品・パッケージの包装など）・・・23.7％

生産金額の5割以上を占める「出版印刷」「商業印刷」では、電子書籍に代表されるように、紙媒体からデジタル媒体へシフトが進んでおり、そのシェアを大きく減少させています。

一方、「包装印刷」はシェアを伸ばしており、新素材への印刷など紙媒体に留まらない分野で印刷業界に多様性をもたらす動きがうかがえます。

更に、この数年、印刷業界が大きく影響を受けているのはコロナです。
コロナ禍で展示会やイベントが中止されたことでチラシなどの印刷ニーズは減少しました。
また、観光業界は旅行客が減少したことでパンフレットの印刷を減らしたり、ブライダル業界では安全に式を挙げたいカップルが非接触対策として招待状をオンラインで送るなど、印刷を依頼する機会が減少しています。
このように、他業界がコロナによって受けた影響を最終的に印刷業界も受ける形となり、印刷の需要が縮小してしまっているという現状です。

第2章 印刷業界が抱える課題とは？

印刷業界は厳しい状況に置かれていることがわかりました。
それでは、これらを踏まえた上で印刷業界ではどのような課題があるのでしょうか？

【課題①】繁忙期の人手不足

業界自体の規模が縮小傾向にあるとは言え、印刷業界は受注生産であることが多いため繁忙期があります。
そして、繁忙期には人が足りないという企業も多いことでしょう。
業界内での生き残り競争が厳しい中、繁忙期だけアルバイトを入れるかどうか、経営者にとっては人件費をどうマネジメントするかが課題となります。

【課題②】技術者の高齢化と若手人材の雇用の難しさ

印刷業界が成長期だった1950年代～1980年代に業界の中核を担ってきた世代は高齢になっています。
特殊印刷を行う企業では、高度な技術や知識を持つ職人が欠かせない存在であるという場合も少なくありませんが、技術者の高齢化が進む一方で継承する若手技術者が不在という悩みを抱えています。
しかし、近年は業界内でも企画やマーケティング領域で活躍したい若手が増えており、技術継承が進まないことが課題となっています。

【課題③】業界内での競争の激化

市場が縮小傾向にあり業界自体が危機に陥っていると言われている印刷業界は、どの業界にも増して競争力を高めることが生き残りの条件と言えるでしょう。
生き残るためには顧客ニーズに応えることが重要です。
印刷技術のみならず、印刷物を形にするためのデザイン力や、印刷物を拡販するための営業力がある企業は強いと言えます。
また、ITやデジタル化を積極的に推進することも、印刷業界での競争力を高める取り組みです。

第3章 FAQシステムで印刷業界の課題が解決できる理由

それでは、印刷業界の課題はどのようにすれば解決できるのでしょうか？
おすすめしたいのがFAQシステムの活用です。
ここでは、FAQシステムによって印刷業界の課題が解決できる理由を説明していきましょう。

【理由①】スポット人材でも自分自身で問題を解決し対応できる

繁忙期は一時的にアルバイトなどを採用することがあるでしょう。
しかし、採用する度に教育しなければならず、短期間では多くのことを教育できません。
そのため、いざ現場に立ってみると既存のスタッフに何度も質問してしまう場合もあるでしょう。
結局忙しさは軽減されず、スポット人材を投入しても費用対効果が得られないということが起こりえます。
このような場合、FAQシステムに対処法などを登録しいつでも参照できるようにすることで、アルバイトが頻繁に質問することもなくなり既存スタッフの負担が軽減されます。

【理由②】人材育成・技術継承がしやすくなる

FAQシステムにマニュアルや手順書などを保管して新人教育などに活用できます。
また、動画や画像などが登録・閲覧できるFAQシステムなら、熟練した職人の技術を撮影した動画をいつでも視聴でき、後継者育成に役立てられます。
このように、教育コンテンツを作成することで、FAQシステムは教育ツールとしても利用できます。

【理由③】新技術やノウハウの共有により戦略的なビジネス展開が可能になる

競争力をアップするためには、新しいスキルを自組織に取り入れることも一つの方法です。
FAQシステムを用いて、これまで培ってきた技術の共有はもちろん、新しい技術やノウハウを共有することが可能となりますので、社員のスキルの底上げが期待できるでしょう。
また、使い方次第ですが、FAQシステムを広義の社内情報共有ツールとして捉えれば、自部門の活動を他部門にも公開したり、トップの声を社員にも伝える社内報の役目も果たしてくれます。

第4章 印刷業界におすすめのWisbit AI FAQ

ここまでご紹介したように、印刷業界では繁忙期の人手不足に加え、技術者の高齢化や技術継承、さらに新しい技術・ノウハウの共有など、さまざまな課題があります。

特に、経験や知識を持つ社員に質問が集中すると、繁忙期の負担がさらに大きくなったり、若手社員が必要な情報をすぐに確認できなかったりすることがあります。

そこで活用したいのが、FAQシステム「Wisbit AI FAQ」です。

【おすすめ理由①】既存のマニュアルや資料からFAQを効率よく整備できる

印刷業務では、作業手順や社内ルール、製品・サービスに関する資料など、すでにさまざまな情報が社内に蓄積されているのではないでしょうか。

Wisbit AI FAQでは、こうした社内の資料やマニュアルをアップロードすると、AIが内容をもとにFAQを自動生成します。
質問と回答を一つずつ手作業で作成する必要がないため、FAQの整備にかかる負担を抑えられます。

例えば、新人や繁忙期に入ったスタッフが確認することの多い作業手順や社内ルールなどをFAQとして整理しておけば、経験者にその都度確認する場面を減らせます。

また、AIが生成したFAQは、公開前に参照元となった資料を確認しながら内容を修正できます。

【おすすめ理由②】経験の浅いスタッフでも必要な情報を探しやすい

印刷業務には、工程や設備、製品などに関する専門的な情報も多く、経験の浅いスタッフほど「どの資料を見ればよいのかわからない」ということが起こりやすくなります。

Wisbit AI FAQは、キーワード検索だけでなく、言葉の意味をもとに検索するベクトル検索を組み合わせた「ハイブリッド検索」に対応しています。

そのため、知りたいことをそのまま質問するような感覚で検索し、必要な情報を探しやすくなります。

繁忙期に一時的に加わるスタッフや、まだ業務経験の浅い社員が自分で情報を確認できる環境を整えることで、ベテラン社員への質問が集中することを防ぎ、現場全体で効率よく業務を進めやすくなります。

【おすすめ理由③】新しい技術や現場で必要な情報をFAQに反映できる

印刷業界では、従来の印刷技術だけでなく、デジタル化や新しい素材・印刷方法などへの対応も求められています。

新しい技術や業務上の変更があった場合、その情報を一部の社員だけが把握している状態では、組織全体への浸透に時間がかかります。

Wisbit AI FAQでは、FAQ公開後の検索状況や利用傾向を分析できます。
よく検索されるキーワードや検索結果が0件だったキーワードなどを確認できるため、現場でどのような情報が求められているのかを把握することが可能です。

例えば、新しい印刷方法について検索される機会が増えているにもかかわらず、十分なFAQが用意されていないといった状況を把握できれば、必要な情報を追加してFAQを充実させられます。

このように、Wisbit AI FAQを単に情報を登録する場所としてではなく、現場で必要とされる知識を蓄積・更新していく仕組みとして活用することで、人材育成や技術継承、新しいノウハウの共有を支えることができます。

人手不足や技術継承などの課題を抱える印刷業界では、経験者が持つ知識を一部の社員だけにとどめず、必要な人が必要なときに確認できる環境を整えることが重要です。

既存のマニュアルや社内資料を活用しながらFAQを整備し、現場での利用状況をもとに情報を更新していくことで、スポット人材の受け入れから新人教育、技術・ノウハウの共有まで、幅広い場面で活用できます。