製造業が情報共有に取り組むなら「ナレッジ共有ツール」がおすすめ

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

前回は、製造業における情報共有にはどのような課題があるのか、弊社にお問い合わせいただくお客様の声を元にいくつかに絞って考察してみました。

前回の投稿はこちら　＞＞＞　DXは解決策？製造業を悩ませる情報共有における課題とは

今回は、そのような課題に対してどのような方法で解決できるのかを解説していきます。

第1章 製造業を悩ませる情報共有の課題を解決するには？

製造業が抱える情報共有の主な課題として前回ピックアップしたのは、以下の3つの課題です。

【製造業が抱える情報共有の3つの課題】

• 課題①：技術継承ができていない
• 課題②：口頭や紙媒体でのやり取りが多く無駄や漏れが発生している
• 課題③：関係部門や取引先とのやり取りがスムーズでない

このように、製造業には、業界の将来を脅かす大きな課題から日常業務に潜む身近な課題まで、さまざまな場面で情報共有に関する課題に直面するということがわかりました。

その結果、品質に影響が出たり、工程に遅れが生じたりなど、業務に支障をきたすことが多いと言えそうです。

ここで「情報共有」についてより深く掘り下げていくと、ここでの「情報」は「ナレッジ」ということになります。
ナレッジとは、組織にとって有益となる個人の知識やノウハウなどの情報のことです。
ナレッジ共有をしっかりと行うことで、前述した製造業の課題は解決できるということになるのではないでしょうか。

第2章 製造業の課題解決に役立つ「ナレッジ共有ツール」とは？

ナレッジを企業に蓄積し経営に役立てようとする手法をナレッジマネジメントと言いますが、ナレッジマネジメントを目的としたITツールは、ナレッジ共有ツール（またはナレッジマネジメントシステム）と呼ばれます。

このナレッジ共有ツールを活用することで以下のようなメリットをもたらします。

【ナレッジ共有ツールが製造業にもたらすメリット】

• 業務の属人化を防いで技術を残すことができる
• 業務効率化、生産性向上を実現する
• コミュニケーションが円滑になる

製造業においては、人から人へ直接的に情報や知識・ノウハウを伝える、つまりナレッジ共有を行う場面が多いことかと思います。

前述した課題を解消するため、製造業では積極的にナレッジ共有ツールを活用することをおすすめします。

第3章 製造業におけるナレッジ共有ツール活用の具体的なメリット

それでは、具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介しましょう。

【メリット①】業務の属人化を防いで技術を残すことができる

技術継承は、できるだけ多くの人に伝える、またはその技術を誰でも使える状態にしておくことがポイントとなります。
ナレッジ共有ツールは、企業のさまざまなナレッジを管理し活用することができるツールです。
誰でも必要な時に参照できるため、優秀な技術者のノウハウを蓄積しておけば、新人の技術習得に役立てたり、急な退職に備えることもできます。

【メリット②】業務効率化、生産性向上を実現する

【メリット①】でも説明した通り、ナレッジ共有ツールは必要な人がいつでもナレッジを参照できるツールです。
そのため、一度登録しておけば何度も説明する必要がなくなり、効率よく情報を伝えられることで一人一人の生産性をアップさせることができます。
また、ヒヤリハットなど過去の事例を蓄積し社員全員で共有することで、事故を防いだり、ミスを防ぐことにもつながります。

【メリット③】コミュニケーションが円滑になる

離れた場所にある工場や協力会社など、物理的に連携を取ることが困難な場合でも、ナレッジ共有ツールを介して必要な情報やファイルなどを共有することが可能です。

例えば、打ち合わせの前に必要な資料などを登録し事前に内容を把握するようにしておけば、打合せ時にスムーズに会話を進めることができます。

第4章 製造業におすすめのナレッジ共有ツールならWisbit AI FAQ

製造業の情報共有を進めるには、社内のマニュアルや業務手順書などをもとにFAQを整え、必要な人が必要な情報へたどり着ける状態を作ることが重要です。

Wisbit AI FAQは、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補の作成を支援し、担当者による確認・承認、利用ログや検索状況をもとにした改善までつなげられるFAQシステムです。

製造業のように、技術継承や現場と関係部門・取引先との情報共有が求められる業務では、FAQを作成して終わりにせず、内容を確認・承認し、利用状況をもとに改善する運用が重要です。

FAQ候補の作成を効率化する

Wisbit AI FAQでは、マニュアルや規程集、業務手順書などをもとに、FAQ候補の作成を支援します。

設備の操作方法や点検手順、品質管理、過去のヒヤリハットなど、製造業で共有したい既存の資料をもとに質問と回答の候補を整理できます。

FAQ候補の作成を効率化することが、製造業の業務に合わせたFAQ運用を始める第一歩です。

内容の確認・承認で回答品質を保つ

作成したFAQ候補は、そのまま公開するのではなく、担当者が内容を確認し、必要に応じて修正したうえで承認します。

社内のルールや業務手順との整合性、回答の分かりやすさ、情報の更新時期などを確認してから公開することで、現場と関係部門の双方で必要な情報を適切に整えられます。

確認・承認の工程を設けることで、誤った情報の公開を防ぎ、回答の品質を保ちやすくなります。

利用ログや検索状況をもとに継続改善する

FAQシステムは、公開して終わりではありません。

Wisbit AI FAQでは、利用ログや検索状況を確認しながら、どのようなキーワードで検索されているのか、検索されているのに見つかりにくい情報はないかを把握できます。

必要な記事の追加や更新を進めることで、現場の作業員や関係部門の担当者が、製造業の業務に必要な情報へたどり着きやすくなります。

利用状況をもとにFAQを継続的に改善することが、情報共有の効率化とFAQの活用定着につながります。