弁護士業界の課題はナレッジ共有ツールで解決できる！

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

弊社のナレッジ共有ツールWisbit AI FAQは、さまざまな業界でご活用いただいています。
その中には、弁護士やスタッフ間で対応事案に関する情報を共有するためにご利用いただいている法律事務所もあります。

そこで今回は、弁護士業界に注目してみたいと思います。

• 弁護士業界が抱える情報共有における課題とは？
• 弁護士業界の情報共有課題の解決に役立つ「ナレッジ共有ツール」とは？

これらについて解説していきます。

第1章 弁護士業界の現状

2000年代以降、司法試験合格者が大幅に増え、結果的に弁護士人口は増えました。

弁護士白書によれば、2011年には30,485人だった弁護士数が、2021年には43,206人にのぼり、2047年にはピークを迎え64,121人まで達すると予測されています。

その背景には、国による司法制度改革があります。

改革の目的は、日本には弁護士の数が少ないため、国民に充分な法的サービスを提供できない状態を改善することにありました。

しかし現在、弁護士人口は過剰と言われ飽和状態になっています。

そのため、弁護士間や事務所間の競争が激化しています。

第2章 弁護士業界が抱える情報共有における課題とは

それでは、弁護士業界では、情報共有を行う上でどのような課題を抱えているのでしょうか？

事務所の規模などにより課題を感じる対象などは異なります。

また、事務所の規模に関わらず、業界全体に古くから横たわる課題、前述した現状に見られる近年注目されている課題などがあるでしょう。

一つ一つ見ていくことにしましょう。

【課題①】脱・紙文化が進まない

弁護士業界は、昔も今も紙文化が根強く残る業界です。

契約手続き書類、裁判所からの郵送物、提出する訴状など、紙を扱う場面が数多くあります。

紙による管理は、情報共有が充分に行われずトラブルを抱えるリスクが高くなります。

また、情報共有が充分でないと作業内容が被ってしまったり業務効率的にも問題が生じます。

【課題②】検索に時間がかかる

「弁護士はその業務の20％以上が資料探し」とも言われます。

訴訟に向けた準備のため、判例を調べたり、既に収集している情報から更に有利な証拠となる情報をピックアップしたりなど、業務は検索作業の積み重ねです。

電子ファイルなどで管理されていればまだ良いのですが、前述した通り、紙による管理の場合は、検索するだけで1日が終わってしまうということもあるでしょう。

弁護士業務では、必要な資料を探す時間が大きな負担になり得ます。

【課題③】文化の違いによる弊害が起こりやすい

激化する市場競争に対抗するため、特に大手の法律事務所は合併や統合を進めてきました。

更に規模を大きくすることにより受注できる案件の幅が広がりますが、文化の異なる事務所の弁護士が一つの事務所で業務を行う場合、情報共有には弊害が起こりやすくなります。

統一されたルールを作り、そのルールの下で情報共有を推し進める必要があります。

【課題④】経験の浅い弁護士が多い

一見情報共有とは直接関連しないように思えますが、優秀な人材を確保しにくくなったことも弁護士業界の課題の一つです。

司法試験の合格者が増えるということは、つまり新人弁護士が増えるということです。

しかしながら、できるだけ経験豊富な弁護士を抱えておきたいというのが本音ではないでしょうか。

経験豊富な弁護士の知識やノウハウを、経験の浅い弁護士へ共有する仕組みが求められます。

第3章 弁護士業界の課題解決には「ナレッジ共有ツール」がおすすめ

弁護士業界は、古い慣習が残る業界です。

そのため、IT化・デジタル化が進んでいないという法律事務所も多いことでしょう。

それを証明するように、一般企業ではすっかり定着しているテレワークが、弁護士業界では定着には至っていないという法律事務所も多いようです。

しかし、弁護士業界ほど、IT化・デジタル化による業務効率の改善効果は絶大です。

現在の業務量を格段に減らすことができます。

ナレッジ共有ツールは、このような業務効率化を目指す組織におすすめです。

ナレッジ共有とは、個人が所有する知識やノウハウを組織レベルで共有し活用することです。

裁判の判例は業界全体のナレッジと言えますが、各法律事務所ごとにも自事務所のナレッジがあることでしょう。

ナレッジ共有ツールを利用することで、自事務所内のナレッジが有効に活用され業務効率を図ることが可能です。

第4章 弁護士業界でナレッジ共有ツールを利用するメリット

それでは、前述した各課題に対して、ナレッジ共有ツールがどのように効果を発揮するのか、そのナレッジ共有ツールを利用するメリットをご紹介しましょう。

【メリット①】デジタル化されたファイルの共有により業務がはかどる

既に「情報は電子ファイルなどにデジタル化して共有している」という事務所も多いと思いますが、それらのファイルをナレッジ共有ツールで管理することで、情報を一元化することができます。

その結果、いつでも誰でも参照できるようになるため、業務の無駄をなくし効率よく業務を進めることができます。

【メリット②】検索時間が大幅に削減される

よくある情報共有の方法に、メールにファイルを添付して相手に送るという方法があります。

しかし、メールがどこにあるか探すのに時間が掛かってしまうということがあり得ます。

場合によってはうっかり削除してしまったということもあるでしょう。

ナレッジ共有ツールには基本的に検索機能が備わっています。

検索機能を使って必要とする時にすぐに参照できるため、探す時間が大幅に削減できます。

【メリット③】業務を標準化することができる

法律事務所の合併や統合により、他事務所の価値観や仕組みを受け入れながら業務を行うのは容易なことではありません。

しかし、ナレッジ共有ツールを利用することで、統一化・画一化されたルールや手順を早期に浸透することが可能となります。

【メリット④】弁護士の育成に役立つ

ナレッジ共有ツールには、経験豊富な弁護士のナレッジを経験の浅い弁護士へ伝達するという役割もあります。

実際の対応事例などは、実体験のない新人弁護士にとっては非常に貴重な教材です。

また、これらは自己学習ができるため、ベテラン弁護士やスタッフが直接対応する手間の削減にもつながります。

第5章 弁護士業界におすすめのWisbit AI FAQ

最後に、弁護士業界におすすめしたいWisbit AI FAQをご紹介します。

Wisbit AI FAQは、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補の作成を支援し、担当者による確認・承認、利用ログや検索状況をもとにした改善までつなげられるFAQシステムです。

弁護士業界のように、情報の正確さや事務所内での知識共有が求められる分野では、FAQを作成して終わりにせず、内容を確認・承認し、利用状況をもとに改善する運用が重要です。

FAQ候補の作成を効率化する

Wisbit AI FAQでは、マニュアルや規程集、業務手順書などをもとに、FAQ候補の作成を支援します。

法律事務所内の業務手順や規程、対応に関する資料をもとに質問と回答の候補を整理できるため、担当者が一からFAQを考える負担を抑えながら、事務所の業務に合わせたFAQを整備しやすくなります。

FAQ候補の作成を効率化することが、弁護士業界の業務に合わせたFAQ運用を始める第一歩です。

内容の確認・承認で回答品質を保つ

作成したFAQ候補は、そのまま公開するのではなく、担当者が内容を確認し、必要に応じて修正したうえで承認します。

社内のルールや業務手順との整合性、回答の分かりやすさ、情報の更新時期などを確認してから公開することで、弁護士やスタッフが必要とする情報を適切に整えられます。

確認・承認の工程を設けることで、誤った情報の公開を防ぎ、回答の品質を保ちやすくなります。

利用ログや検索状況をもとに継続改善する

FAQシステムは、公開して終わりではありません。

Wisbit AI FAQでは、利用ログや検索状況を確認しながら、どのようなキーワードで検索されているのか、検索されているのに見つかりにくい情報はないかを把握できます。

必要な記事の追加や更新を進めることで、弁護士やスタッフが業務に必要な情報へたどり着きやすくなります。

利用状況をもとにFAQを継続的に改善することが、問い合わせ対応の効率化とFAQの活用定着につながります。