介護業界の課題対策には「ナレッジ共有ツール」がおすすめ！

こんにちは。

Wisbitのマーケティング担当の池田です。

前回は、介護業界では「2025年問題」や「2040年問題」を抱えており、少子高齢化が原因で発生するこれらの問題がこの先深刻さを極めていくこと、そして、対策の一つとしてICTを活用して情報共有を推し進めることが重要であることを説明しました。

前回の投稿はこちら　＞＞＞　介護業界が抱える2025年問題や2040年問題…どう対策する？

今回は、どのように情報共有を推進したらよいのか、具体的な取り組み方について解説します。

第1章 介護業界を襲う深刻な課題を解決するためには？

まずは、「2025年問題」や「2040年問題」が介護業界にどのような課題をもたらすのか、いま一度、確認しておきましょう。

前回の投稿では、次の3つの課題があることを解説しました。

【介護業界が抱える3つの課題】

• 課題①：要介護認定者の激増
• 課題②：「3K」環境が原因の慢性的な人手不足
• 課題③：要介護者を取り巻く過酷な環境

これらの課題を総括すると、要介護者は年々増える一方であるにも関わらず、慢性的な人手不足のため介護従事者の業務負荷は一向に減らないということになります。

人手も足りず業務量も減らせないということならば、業務の効率化を図り一人一人の生産性を上げるしか手立てはありません。そのために欠かせないのがICTです。

しかし、ただ単にITを取り入れるだけでは充分ではありません。
いかにしてITを活用するかに重点を置き、専門的な知識を持たない人でもITを充分に活用できることがポイントです。

そして、ICTを活用してまずは情報共有を推し進めること、これが介護業界の課題対策には重要と言えるのではないでしょうか。

第2章 介護業界の課題解決を後押しする「ナレッジ共有ツール」とは

介護業界では、経験者による過去の事例が他の担当者の役に立つということが非常に多いと思われます。
このように、個人の経験やノウハウなどを組織レベルで活用できる形にしたものを「ナレッジ」と言います。

しかし介護の現場では、忙しさのあまり口頭での連絡のみでその場限りになってしまったり、ITには不慣れなために手書きの資料で情報共有を行っている、という場面が多く見受けられます。
ナレッジとして情報が有効利用されていないのが現実です。

このような状況を改善するにはITツールを上手く活用することです。
ナレッジ共有ツールを利用することで介護業務に役立つ情報を効率的に共有することができます。

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第3章 介護業界でナレッジ共有ツールを活用することのメリットとは

ナレッジ共有ツールを活用すると、介護現場での記録や情報のやり取りを効率化し、スタッフ同士の連携を取りやすくなります。
また、家族との共有に対応したツールであれば、施設利用者の日々の様子を伝える手段としても活用できます。

ここでは、「介護従事者の働き方の改善」「申し送りなどのコミュニケーション」「家族との情報共有」という3つの観点から、具体的なメリットを見ていきましょう。

【メリット①】介護従事者の働き方を改善できる

ICTを活用した情報共有、つまりナレッジ共有ツールを導入することによって、介護業界の働き方は格段に向上することが期待できます。

例えば、タブレットなどを用いてナレッジ共有ツールを利用すれば、施設利用者の状態やケア内容などをその場で記録することができ、ノートに手書きしたものを後で入力する必要がなくなるため、時間を有効活用できます。
更に、他のスタッフとも簡単に情報共有ができるようになります。

また、ICTの導入はテレワーク制度の導入を容易にしますが、ナレッジ共有ツールを導入すればテレワークを更に快適なものにできます。

例えば、ケアマネージャーの場合、介護プランの作成や介護相談などがテレワークで可能となりますが、ナレッジ共有ツールを利用して他のケアマネージャーと介護プランや相談内容を共有できるようになれば、相互に意見し合うことで、より良いケアプランを作成することができます。

このように、ナレッジ共有ツールを利用することによって業務時間を有効的に使うことができるようになり、介護従事者にとって働きやすい環境が形成されます。

また、利用者にとっても快適なサービスが受けられるようになります。

【メリット②】コミュニケーション手段として状況を把握できる

例えば、シフト交代などで後任の担当者に引継ぎを行う介護の“申し送り”では、口頭や手書きのノートなどを使って行っていることがあるかと思われます。

このような場合、口頭では伝達漏れが生じたり、ノートの情報は担当者のみにしか把握されず必要な関係者に情報が届かないということがあり得ます。

介護業界では、些細なことでも情報共有を怠ってしまうとトラブルに繋がってしまいます。

特に認知症のため自ら声を上げることが困難な要介護者の場合、申し送りの内容が不適切なために命の危険にさらされてしまう、というトラブルが残念ながら全く無いとは言い切れません。

このように担当者間のコミュニケーションは介護の現場では非常に重要です。

ナレッジ共有ツールを利用して正確かつ迅速にコミュニケーションを取ることができればトラブルを回避することができるでしょう。

【メリット③】介護従事者だけでなく家族などとも共有できる

介護施設では、入所者の日々の様子を定期的に家族に報告している施設も多いことと思います。
しかし、ご家族の中には、自分が気になった時はいつでも様子を知りたいという方もいらっしゃるでしょう。

そのような場合に、要介護者の家族と共有することができるナレッジ共有ツールを用いれば、ツールに介護日誌など日々の様子を記録しておくことで、ご家族がいつでも閲覧可能になります。

また、日中は仕事のため夜にならないと充分な時間が取れないというご家族の方にも、時間に左右されず閲覧することが可能になります。

ナレッジ共有ツールのこのような活用方法は、実現するには個人情報の管理などさまざまな条件をクリアする必要がありますが、業務効率以外のメリットの一つとしてぜひ積極的に取り入れたいものです。
きめ細かな情報共有はご家族にも安心して介護サービスを受けていただくことができます。

信頼を築くことでトラブルを回避でき、結果として無用な作業が発生することがなくなるため、業務効率に繋がるという見方もできるのではないでしょうか。

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第4章 介護業界におすすめのナレッジ共有ツールならWisbit AI FAQ

介護現場の情報共有では、日々の記録に加えて、業務手順やスタッフからよく寄せられる質問を整理し、必要なときに確認できるようにすることも大切です。

こうした知識の共有を、FAQの作成から公開後の改善まで支援するのが、Wisbit AI FAQです。

マニュアルや業務手順書からFAQ候補を作成する

Wisbit AI FAQは、マニュアル・規程集・業務手順書などの資料をもとに、生成AIがFAQ候補を作成します。

介護施設で活用するなら、スタッフが繰り返し確認する業務の手順を、質問と回答の形に整理する使い方が考えられます。

既存の資料をFAQ作成に活かすことで、知識を共有するための準備の負担を軽減できます。

内容を確認・承認し、スタッフが探しやすいFAQに整える

作成したFAQ候補は、担当者が参照元と照らし合わせ、施設の手順に合っているかを確認・承認してから公開します。
質問文には現場で使う言葉を取り入れ、回答は確認したい手順が分かる形に整えましょう。

確認・承認を経たFAQを共有し、スタッフが必要な情報を自分で探せる状態を目指します。

利用ログや検索状況をもとにFAQを改善する

公開後は、利用ログや検索状況を確認し、よく探される情報や、検索しても見つからなかった情報を把握します。
施設の手順が変わった際には回答を更新し、不足している質問と回答を追加していきましょう。

現場での使われ方をもとに見直しを続けることが、役立つナレッジを共有し続けるためのポイントです。