ナレッジ共有のリーダーになったら知っておきたい５つのこと

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

「ナレッジ共有はどうしたら上手くいくのか？」というご相談はよくいただきますが、各社の状況や抱える課題はさまざまです。

その中でも「日々の業務に追われてなかなか着手できない」という企業は多いのではないでしょうか。

ナレッジ共有は一朝一夕では成功しません。
成功体験を積み重ねて、着実に進めることが近道と言えるのではないかと思います。

では、具体的に何をすれば、成功を実感でき、その体験を積み上げることができるのでしょうか？

今回は、もしあなたがナレッジ共有のプロジェクトリーダーになったら、という視点で、どのようにナレッジ共有に取り組んだらよいか手順を追って解説しましょう。

第1章 ナレッジ共有の目的と進め方を明確にする

ナレッジ共有を成功させるには、最初に目的と進め方を明確にすることが大切です。

目的を明確に定める

ナレッジ共有を成功させるために最も肝心なのはスタートです。
まずは、ナレッジ共有の目的をしっかりと定めましょう。

ゴールが定まらないと、メンバーもどこに向かってよいかわからず、どのように行動してよいかわかりません。目的が理解されないままメンバーに指示だけ与えても、“やらされ感”を拭えず、いずれ行動に起こさなくなってしまいます。

なぜナレッジ共有を行う必要があるのか、ナレッジ共有を行うことにより何が改善でき、どのようなメリットを得られるのか、目的を明確にしましょう。

メンバーは、ナレッジ共有を行う意義を理解できていれば、リーダーの働きかけがなくても自発的に行動するようになります。

プロジェクトは小さく始める

プロジェクトのスタート時は、最小限の人数で構成されたチームを作ることをおすすめします。

大人数のプロジェクトチームでは、ナレッジ共有の目的を一人一人にきめ細かく正確に伝えるのは困難ですが、少ない人数であれば伝えやすくなります。

どのような方法ならば実行しやすく継続できるか、誰が何を担当すればスムーズにいくのか、など少人数で徹底的に突き詰めた上で実施してみてください。

可能であれば、あなたをよく知っている身近なメンバーで構成するのがよいでしょう。
多くを語らずとも理解してもらえるメンバーであれば、関係を構築する時間と負荷が軽減されるので、ゴールに近づきやすいと言えます。

ここで「少ない人数でナレッジ共有を行う意味があるのか？」という疑問を持つ人もいるかもしれませんが、この段階で重要なことは「成功体験」を得ることです。

取り組む過程でメンバーに責任感が生まれ、成功すれば自信に繋がります。
プロジェクトの人数や規模を拡張しても失敗のリスクを減らすことができます。

更に、プロジェクトを大きくする段階でナレッジ共有ツールの導入を検討したいのであれば、稟議も通りやすくなるでしょう。

第2章 メンバーの共感とリーダーの情熱を行動につなげる

プロジェクトを動かすには、メンバーが目的に共感し、リーダー自身が継続して取り組む姿勢を示すことが欠かせません。

メンバーの共感を得る

プロジェクトチームが発足したら、まずはナレッジ共有の目的をメンバーにしっかりと理解してもらう必要があります。

ナレッジの送り手と受け手が価値を共有することこそ「ナレッジ共有」なのではないでしょうか。
では、どのようにすればその価値をメンバーに理解してもらえるでしょうか？キーワードは「共感」です。

ここで「フレーミング効果」という心理効果をご紹介しましょう。

A：この作業が終われば帰れる
B：この作業が終わらないと帰れない

あなたのチームならどちらに共感するでしょうか？

伝え方によっては捉え方が変わりますので、取る行動にも影響を与えます。

「どうすればナレッジ共有してもらえるか」と考えるより、「どうすれば共感してもらえるか」と考えるとイメージしやすいかもしれません。

どう考え、どう伝えるか、あなたのリーダーシップを発揮してください。

リーダーの情熱を伝える

あとは、リーダーとしてナレッジ共有に掛けるあなたの熱意をメンバーに伝えることです！

熱心に情熱を持って取り組めば、メンバーにも伝播し自発的に行動するようになるでしょう。

弊社のお客様の中には、組織変更により関心度の低いリーダーが後任となった途端、プロジェクトが立ち行かなくなってしまったという事例もあります。

心持ち一つで変えられることもありますので、ぜひトライしてみてください。

第3章 ナレッジ共有を習慣化する

ナレッジ共有のスタートが切れたら、次は定着です。

小さな行動を無理なく続けられる形に変えていくことが、習慣化につながります。

ナレッジ共有を習慣化する

ところが、頭では良い結果が得られるとわかっていても、なかなか変えられないのが「習慣」です。
ダイエットしたいのに食習慣はどうしても変えられない、というのが良い例でしょう。

変化とは苦痛を伴うものです。しかし、見方を変えると、楽だったり好きなことは続きます。

例えば、ナレッジの登録ペースを最初は緩やかにして「○日に1回とする」、または、多くのナレッジ提供をしてくれたメンバーには何かしらの褒賞を与えるなど、メンバー自ら行動に起こしたくなるような仕掛けを提案してみてはいかがでしょうか。

ナレッジ共有の習慣がないうちは軌道に乗るまでは時間がかかるかもしれませんが、少しずつ行動や思考を変化させることで習慣化していくことができるはずです。

第4章 ナレッジ共有のリーダーに贈る名言集

最後に、ナレッジ共有のリーダーを担うあなたに、各界の経営トップがナレッジ共有の考え方について発言した言葉をお送りします。

彼らの発言から、ナレッジ共有をいかに重要な要素として考えているかがわかります。

情報共有は組織の力を高める

「情報共有がキチッとできていれば、どんな組織でも間違いなく、力を２倍も３倍も発揮できるのです。」

―――　塚本 隆史（みずほフィナンシャルグループ会長・みずほ銀行頭取を歴任）

共通認識が意思決定を速める

「情報共有の場がなぜ、重要かといえば、情報が共有されることで、互いに思考のベクトルが合うようになるからです。すると、それぞれが意思決定するとき、関係者が集まってすりあわせをしなくても、即決断できるようになり、経営のスピードが速まります。」

―――　大宮 英明（三菱重工業 取締役会長）

情報共有の手段を改善する

「情報共有の手段を改良するだけで、人々の人生を変えることができる。」

―――　マーク・ザッカーバーグ（Meta創業者兼CEO）

経営層にとっての「情報共有」は、ナレッジマネジメントの一環に他なりませんので、「ナレッジ共有」に近い意味合いで捉えて間違いないでしょう。

第5章 Wisbit AI FAQでナレッジ共有の運用を支える

5つの取り組みを継続するには、ナレッジを登録して終わりにせず、内容を確認し、使われ方を見ながら更新する運用が必要です。

Wisbit AI FAQでは、マニュアル・規程集・業務手順書などをもとにFAQ候補を作成し、担当者の確認・承認を経て公開できます。

公開後も利用ログや検索状況を確認し、検索されても見つからない情報や不足しているFAQの改善につなげられます。

FAQ候補の作成を効率化する

Wisbit AI FAQでは、マニュアル・規程集・業務手順書などの社内資料をもとに、FAQ候補の作成を効率化できます。

担当者が一から質問と回答を考える負担を抑え、社内手続きや業務アプリケーションの使い方など、繰り返し寄せられる質問をFAQとして整理しやすくなります。

内容の確認・承認で回答品質を保つ

作成したFAQ候補は、そのまま公開するのではなく、担当者が内容を確認し、必要に応じて修正したうえで承認します。

部門ごとの担当者が社内ルールや業務手順に沿って確認することで、回答内容の正確性を保ち、利用者が安心して参照できるFAQを整備できます。

利用ログや検索状況をもとに継続改善する

FAQは作成・承認して終わりではなく、利用状況を確認しながら内容を改善していくことが重要です。

Wisbit AI FAQでは、いつ・誰が・どのような操作をしたのかを記録できます。
また、キーワード検索分析では、検索回数が多いキーワードだけでなく、検索が一致しなかったキーワードも確認できます。

利用ログや検索状況をもとに不足している情報を把握し、FAQの追加・更新につなげることで、社内FAQの品質を継続的に改善できます。