FAQシステムで解決！テレワークの情報共有を阻む７つの弊害とは？

こんにちは。
Wisbitのマーケティング担当の池田です。

新型コロナウイルスをきっかけに、テレワークがすっかり定着しました。
感染が落ち着いてもテレワークを継続するという企業は多いのでないでしょうか。

それは、テレワークの目的が「感染症対策」から「新しい働き方の実現」にシフトしてきているからです。

しかし、場所や時間にとらわれない働き方にメリットを感じる一方で、テレワークの課題を感じている企業も多いのではないかと思われます。

そこで本日は、改めてテレワークを推し進める上で何が弊害になっているか確認し、今後も効果的で快適なテレワークを継続していくためにやるべきことを整理していきましょう。

第1章 テレワークの課題の上位にあがる「情報共有」

対面の機会が少なくなるテレワークでは、「情報共有」に関する課題が上位にランキングされます。

特に、オフィスでは対面でのコミュニケーションに依存するスタイルだった場合、対面以外の情報共有に対する心理的なハードルは高く、テレワークを始めた当初はなかなか浸透しづらかったという経験をした企業も多いと思われます。

それでは、リモートでの業務になると具体的にどのような弊害が発生するのでしょうか？次に、テレワークの情報共有における弊害の例をご紹介しましょう。

第2章 テレワークの情報共有にありがちな７つの弊害

日々行われているであろう情報共有ですが、テレワークの現場では次のようなことが弊害になっていませんか？

【弊害①】気軽に質問や相談ができない

オフィスではいわゆる「空気を読む」ということができていましたが、リモートでは相手の様子がわからないため、気軽に声をかけにくいということがあるでしょう。

その結果、質問や相談は後回しになって放置されてしまったり、自力で解決しようとして無駄に時間を掛けてしまったり、という弊害が発生します。

【弊害②】伝達漏れのよる認識のずれが発生する

オフィスにいる場合はちょっとしたことでも気軽に話していたことが、テレワークになり会話の手段がチャットツールになると、「わざわざ言うほどのことでもないかな」と伝達されない情報が出てきがちです。

しかし相手にとっては伝達されなかった情報こそ大事な情報であるという場合があり、業務を進行する上での弊害となることがあります。

【弊害③】タイムリーに情報が届かない

オフィス勤務の場合は、重要事項が朝礼などで一斉に伝達される機会が多いのですが、テレワーク勤務となると、情報を受け取るタイミングは個々人で異なってきます。

テレワークと同時に時差勤務制を導入した企業の場合は更に顕著になります。
また、情報が届いているにも関わらず、メールを見逃してしまうなど情報がきちんと伝わっていない場合も問題です。

大事な情報であればあるほど迅速に確実に届かなければリスクが高まることになります。

【弊害④】結局Web会議で拘束されてしまう

Web会議そのものはコミュニケーションの手段として必要ですが、オンライン・オフラインに関わらず会議が多いのは考えものです。

とりあえず顔を合わせるだけの長時間の会議は無駄が多く効率的とは言えません。

【弊害⑤】電話やチャットで作業が中断されてしまう

オフィスの口頭でのやり取りは、テレワークでは電話かチャットに置き換わります。
「ちょっといい？」と声を掛けられる度に、集中力が切れて作業が進まないという人もいるのではないでしょうか。

近頃は「チャット疲れ」というワードまで生まれており、テレワークになってむしろ作業効率が下がってしまっている人がいるかもしれません。

【弊害⑥】チャットやメールが増えて後で探す時間が増えた

テレワークになると、連絡手段のメインはチャットやメールという場合が多いでしょう。

その場ですぐに対応できるチャットや、自分のタイミングで内容を確認できるメールは確かに便利です。
しかし、時間の経過とともにこれらの履歴は埋もれていってしまいます。

「あの時の情報が今欲しい」といった場合に、大量のチャットログやメールから探し出すのに多くの時間を費やしてしまうことになるのは大変非効率です。

【弊害⑦】問い合わせ業務が以前より増えてしまった

テレワークに限ったことではありませんが、ノウハウは属人化しやすい傾向にあります。
それがテレワークの状況下では更に顕著になる可能性があります。

そのため、ある一定の人に質問が集中してしまい、本来の作業に支障をきたすということがありえます。

ノウハウを教授する方にとっても、待ちの時間が増えて作業効率が落ちるという悪循環が起こります。

第3章 テレワークの情報共有の課題はFAQシステムで解決！

前述の通り、テレワークにおける情報共有の課題はさまざまです。

しかし、これらの課題に共通しているのは、自分以外の誰かが関わっているという点でしょう。
つまり、その誰かがいないと業務が進まないということになります。

そこで必要となるのが「自己解決力」です。
自己解決力が身に付けば、他の誰かの手を煩わせることなく自分のペースで業務を行うことができます。

自己解決力アップには、FAQシステムがおすすめです。
よくある質問とその回答をいつでも参照できるようにしておけば、自力で問題を解決することが可能になり、生産性を落とさずに業務を進めることができます。